Los dataroom virtuales (Virtual Data Rooms o VDR por sus siglas en inglés) han recorrido un largo camino desde su propósito original y todavía principal de ofrecer una plataforma segura para compartir documentos confidenciales y se están moviendo más allá del espacio de las transacciones impulsadas por su amplia aceptación en el mundo de las finanzas y las tecnologías de la información (TI).
Cada vez son más las empresas que utilizan dataroom virtuales para almacenar información confidencial no asociada a transacciones.
Si ha estado almacenando toda la información confidencial de la empresa en un servidor interno que se está volviendo pequeño rápidamente, éste sería un buen momento para migrar a una plataforma de almacenamiento en la nube como, por ejemplo, un dataroom virtual.
Beneficios del almacenamiento en la nube
A parte del beneficio obvio de evitar el coste asociado a la compra de un nuevo servidor, hay toda una serie de otras ventajas asociadas con esta nueva tecnología.
#1: Menor riesgo de pérdida de datos
Si su servidor se bloquea (y esto sucede mucho más a menudo de lo que la gente cree) se arriesga a perder grandes cantidades de valiosa información. A menos que tenga unos protocolos de copia de seguridad muy estrictos en funcionamiento y haga que alguien cambie las cintas a diario, lo más probable es que vaya a perder algo de información. E incluso si no es así, las complicaciones resultantes de restaurarlo todo, clasificar la duplicación y recrear todos los enlaces y accesos directos puede ser una pesadilla. En un dataroom virtual respetable se realizan copias de seguridad constantemente a lo largo del día en servidores fiables, por lo que prácticamente todos sus datos están seguros y pueden ser restaurados con facilidad.
#2: Aumenta la agilidad y la capacidad de respuesta
Nada es tan lento como un servidor sobrecargado de datos. ¿Ha tenido alguna vez la experiencia de intentar acceder a un documento y tener que esperar mientras carga? Y esperar… y esperar… El almacenamiento en la nube es enorme, y un dataroom virtual tiene espacio suficiente para acomodar cada bit de sus datos sin atascarse durante la operación. Migrar su almacenamiento de datos a la nube incrementará la agilidad de su sistema y reducirá sus tiempos de espera significativamente.
#3: Aumento de la productividad
Sus datos están siempre disponibles desde cualquier parte, por lo que los empleados pueden trabajar en cualquier lugar y a cualquier hora. Eso significa que usted (y ellos) no tiene que estar en la oficina para hacer el trabajo. Si está viajando puede seguir trabajando. Si está enfermo en casa, puedes seguir trabajando. Y si tiene una emergencia durante un fin de semana, no tiene que pasar el día en la oficina para hacerle frente, puede hacerlo todo desde cualquier sitio en el que esté.
Elegir al proveedor de servicios adecuado
Por supuesto todo esto sólo se aplica si elige al proveedor de dataroom virtual adecuado. He aquí lo que tiene que buscar:
- Experiencia en el negocio del almacenamiento empresarial seguro: no contrataría a un proveedor de seguridad sin tener la evidencia de que conoce su trabajo, ¿verdad? Así que no elija a un proveedor de almacenamiento en la nube basándose en el que ofrezca el menor precio.
- Entendimiento en el diseño del almacenamiento: con el rápido aumento en la cantidad de almacenamiento disponible, un dataroom virtual tiene que ser capaz de diseñar sistemas con una ubicación óptima de los datos e ideas intuitivas, para cribar a través de toneladas de datos y encontrar lo que busca.
- Cumplimiento y seguridad impecables: la protección contra el pirateo y los virus es primordial en estos días de Wiki-Leaks y otras amenazas, por lo que un proveedor de dataroom tiene que cumplir con las mejores prácticas de la industria. El proveedor de servicios que elija debe además ser capaz de mostrar estrictos controles de acceso para los empleados y seguridad física de los equipos.
No se trata sólo de las capacidades de almacenamiento empresarial de la nube. Un dataroom virtual ofrece un amplio abanico de opciones que simplemente no puede igualar en su propio servidor. Éstas incluyen la capacidad de intercambiar documentos de forma segura durante transacciones de alto nivel; tales como fusiones, adquisiciones e IPOs sin tener que recurrir a enviarlas por email.
Al final del día, todo se reduce a encontrar al proveedor de servicios adecuado para las necesidades de su empresa.
