As decisões tomadas nos estágios iniciais de uma transação de fusão ou aquisição por meio de um Data Room Virtual irá definir o restante do processo. Isso pode ser assustador, especialmente se você é novo a este ambiente, porém planejar à frente e dar atenção especial a certas políticas e processos pode garantir que a sua transação ocorra de forma simplificada e suave.
Datarooms Virtuais substituiram data rooms físicos anos atrás, amplamente utilizadas durante os processos de Due Diligence. Porém, é agora que estamos percebendo de fato os benefícios adicionais do data room nas fases iniciais da sua transação.
Fase #0: Atraindo Compradores com Teasers
Uma coisa interessante sobre teasers é que normalmente é anônimo. A intenção aqui é dar informações suficientes à outra parte para fazer com que eles queiram mais. Majoritariamente um assessor do sell-side do M&A executa esse processo e assegura que o nome não seja divulgado até o comprador assine um NDA.
Agora com a ajuda dos Data Rooms Virtuais, banqueiros são capazes de enviar teasers e avaliar o interesse a partir da utilização de reportes de revisão para ver se a informação foi acessada pelas partes. A liberação lenta de informações normalmente é melhor que fazer a liberação de todas informações de vez; o data room virtual se encaixa perfeitamente neste papel com ferramentas de notificações e análise de relatórios.
Liberar informações – Analisar nível de interesse – Abrir acesso para mais detalhes.
Fase #1: Executar um Acordo de Não Divulgação com as partes
Solicite de todas as partes a assinatura de um Acordo de Não Divulgação (no inglês, sigla NDA). Isso não se aplica somente para os executivos de compra e venda, mas para qualquer funcionário que tenha acesso aos documentos. Isso também se aplica ao seu fornecedor de de data room virtual.
A maioria dos VDR’s oferecem NDA’s padrões para assinar como uma segurança adicional para seus dados. Verifique se algum escaneamento está sendo feito em seus documentos por um terceiro, pois nesse caso você talvez deva estender o NDA para eles também.
Fase #2: Planejar as Estruturas das Pastas
Antes de você começar a escanear os documentos para o armazenamento no data room virtual, você precisa planejar uma estrutura lógica para as informações. Configuração de pastas com nomes convencionais e categorias ou sessões claramente indexadas ajuda a eliminar confusão quando usuários vão pesquisar dados relevantes.
Cheque se o seu fornecedor de data room oferece um modelo estrutural de pastas que você possa customizar para servir às suas transações específicas.
Fase #3: Prepare a Documentação
Preparar seus documentos para escanear é necessário se você ainda mantêm registros físicos. Escanear na resolução adequada é crítico para assegurar que os dados estão legíveis sem que os documentos sejam muito pesados para abrir e baixar.
Idealmente, a resolução dos documentos deve ser de 300 dpi para imagens e 150 dpi para textos, porém você talvez deva revisar esses critérios para se assegurar que os PDF’s continuem pequenos. Um documento grande irá causar dificuldades para os usuários finais quando os mesmos forem baixá-los.
Fase #4: Conceder Leveis de Acesso
Determine o número de pessoas que precisarão de acesso no data room virtual tanto do lado do vendedor quanto do comprador. Limite o número geral de grupos trabalhadores internos se possível. Isso ajudará a proteger a sua transação de divulgação prematura, que pode ter consequências desastrosas.
Segmente a informação para que os dados gerais estejam disponíveis para todas as partes, enquanto informação proprietária é reservada somente para visualização limitada. Faça isso:
- Configurando acesso inicial para documentos gerais.
- Analisando o interesse das partes variadas usando a ferramenta do VDR de análise do deal para identificar contendores sérios.
- Abrindo acesso para dados sensíveis para partes interessadas.
Fase #5: Definir Notificação de Documentos
Assegure-se que todos os autorizados a acessar o data room virtual estão cientes que novas informações foram adicionadas. Definir notificações por e-mail diárias ou semanais em tempo real para adições de informações providas para processo de Due Diligence irá ajudar as partes envolvidas a resolverem problemas rapidamente.
É ainda melhor se o seu fornecedor de data room tiver uma ferramenta que fornece uma lista de todos documentos adicionados durante um período de tempo específico. Preste atenção para isso!
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