Existem vários métodos de compartilhamento de arquivos, mas nem todos oferecem proteção intensiva de dados. Em novembro de 2013, uma violação de dados custou à Target US$ 148 milhões. Recentemente 1.000 varejistas, incluindo marcas como Home Depot, relataram violações semelhantes.
Em um mundo competitivo e acelerado ter acesso rápido a arquivos compartilhados entre figuras-chave da organização pode criar ou destruir uma oportunidade de negócios. Mas as violações de dados que comprometem informações privadas prejudicam tanto os clientes quanto as empresas envolvidas.
Evidentemente, investir na tecnologia certa que torna o compartilhamento de arquivos mais seguro faz sentido para os negócios. Nos últimos anos o uso de Data Room Virtuais como um meio de compartilhamento seguro de arquivos evoluiu rapidamente. Grande parte dessa mudança foi acelerada pela experiências positivas que os usuários tiveram com a conveniência, simplicidade, segurança e funcionalidade da plataforma e sua satisfação e confiança no nível de serviço.
O e-mail tradicional
O e-mail é como seu amigo antigo e confiável. Você tem ele há décadas e sabe como trabalhar com ele. Com e-mail ao seu lado, por que você deveria buscar outro método de compartilhamento de arquivos?
Os e-mails têm limitações de tamanho de arquivo de anexo; eles também não garantem a confidencialidade. Apesar de rotular as mensagens como confidenciais, não há como saber o que o destinatário faria. Os destinatários podem (mesmo sem querer) encaminhar o e-mail para pessoas não autorizadas com a mesma facilidade com que você enviou a mensagem. As pessoas também podem imprimir o e-mail.
Serviço de nuvem
É provável que você tenha um repositório de arquivos salvos em servidores internos. Mas você tem um limite de quantos arquivos pode manter antes que seus servidores internos comecem a ficar lentos; comprar um novo servidor é caro. Com o crescimento do seu negócio e a multiplicação dos seus arquivos, você precisa de mais espaço para manter seus documentos e é aí que as soluções de serviço em nuvem, como um Data Room Virtual, são úteis.
A segurança é uma grande preocupação; ao escolher provedores de serviço em nuvem verifique os recursos de segurança e conformidade. Procure também por experiência em lidar com dados de negócios e design de armazenamento.
Colaboração
Além de espaço extra e segurança, um Data Room Virtual oferece colaboração de documentos. Você costuma compartilhar arquivos quando várias pessoas trabalha em um único documento; torna-se um desafio acompanhar as alterações e garantir uma versão finalizada. Se você enviar um arquivo do Excel por e-mail para 5 pessoas, receberá 5 versões de volta depois que cada um fizer seu trabalho. Você terá então que agrupar as alterações, o que é inconveniente e ineficiente. Por outro lado, a colaboração de documentos por meio de serviços na nuvem permite que vários usuários trabalhem em um único documento ao mesmo tempo, proporcionando conveniência simplificada. A colaboração de documentos geralmente oferece recursos que permitem gerenciar quem pode acessar um arquivo, ditar o que os usuários podem fazer, identificar os usuários que estão trabalhando no documento e salvar todas as alterações feitas pelos usuários.
Um mundo de smartphones
Os aplicativos que permitem o compartilhamento de arquivos são facilmente acessíveis por meio de smartphones; um smartphone permite que você trabalhe em qualquer lugar, a qualquer hora com os aplicativos certos. Vários provedores de armazenamento em nuvem oferecem soluções para smartphones, mas ao comparar as opções considere não apenas os preços e a facilidade de uso, mas também a segurança. Inúmeras fotos privadas de celebridades circularam online após uma aparente invasão de contas do iCloud. Sua empresa não pode arcar com esse tipo de violação de dados em massa.
Felizmente, os Data Rooms Virtuais se adaptaram à revolução móvel, permitindo o compartilhamento seguro de arquivos em movimento.
E-mail e outras soluções semelhantes de nível de consumidor não são tão robustas quanto opções como um Data Room Virtual quando se trata de necessidades de negócios. O que você deve buscar é segurança, estabilidade e senso de negócios.
