Como um coordenador data room pode economizar seu tempo? Usar data room virtual para sua transação deve liberar tempo para permitir a execução ideal da oferta. Existem muitas opções para gerenciar e compartilhar documentos de maneiras mais ou menos seguras.
Para qualquer transação séria, você deve sempre usar um provedor de data room de boa reputação.
Se você realmente deseja “esquecer” o gerenciamento de documentos e ser capaz de se concentrar em outros aspectos do negócio, certifique-se de escolher um provedor de data room que, como parte de seus serviços, inclua acesso a uma equipe de profissionais especialistas dedicados ao data room, não apenas uma equipe de suporte técnico.
Os coordenadores de negócios, como gostamos de chamá-los na EthosData, aproveitarão a profunda experiência da empresa e tornarão o processo fácil, tirando a tarefa de gerenciar documentos dos clientes e eliminando a necessidade de especialistas de banco ou advogados para administrar o processo.
Aqui estão 8 exemplos em que um data room com serviços de coordenação profissional pode otimizar todo o seu negócio:
1. Preparando a Documentação
A preparação é um dos aspectos mais demorados do gerenciamento de documentação em uma fusão ou aquisição. Os documentos devem ser separados de sua encadernação ou grampos, alisados e classificados. Eles precisam ser digitalizados na resolução apropriada, registrados no sistema, verificados quanto à qualidade e salvos em um formato de visualização adequada antes de serem disponibilizados aos usuários. Um bom coordenador de negócios poderá tirar todo esse trabalho de seus ombros ou, se você decidir fazer a varredura sozinho, fornecerá orientações para simplificar o processo.
2. Indexação
Depois que os documentos são digitalizados, eles precisam ser categorizados e indexados em uma estrutura lógica. Um coordenador de data room pode usar o conhecimento adquirido com o envolvimento com vários projetos para configurar uma estrutura com convenções de nomenclatura intuitivas e exclusivas para o seu setor e o tipo de transação. Para aqueles que conduzem a due diligence, isso torna mais simples encontrar o que procuram.
3. Identificar os níveis de acesso
Os documentos se enquadram em diferentes categorias em termos de confidencialidade, e as informações em uma instalação segura de compartilhamento de arquivos precisam ser – bem, seguras. Para manter a integridade de seus dados, você precisa configurar diferentes níveis de acesso para os usuários. Decidir os diferentes níveis de cada documento e processá-los pode se tornar um processo complicado se você não tiver ajuda profissional.
4. Carregar Documentos
Assim que os documentos estiverem prontos, eles são carregados no data room de acordo com a estrutura do índice. Embora qualquer boa plataforma de data room virtual forneça ferramentas simples de upload (upload em massa), ter uma pessoa para fazer o upload para você pode economizar muito tempo.
5. Configure as permissões do usuário
As permissões que os usuários têm determinam quem pode ver quais documentos, portanto, este é um aspecto vital da segurança de seus dados e que você não pode deixar nas mãos de uma equipe júnior. Um coordenador de transações qualificado cria a estrutura de permissões no estágio de planejamento, o que ajuda a conduzir a estrutura do índice e evita retrocesso futuro para resolver problemas.
6. Ajuda para relatórios
As opções de relatório oferecidas pela maioria dos data rooms são bastante sofisticadas e podem ser complexas de entender. Em vez de se esforçar para desenhar as estatísticas de que você precisa, um coordenador de negócios fará isso em seu nome e apresentará os relatórios que você deseja.
7. Alterações de última hora
Fazer alterações de última hora na estrutura de um data room pode ser um pesadelo para os inexperientes. Ao usar um serviço com um coordenador de negócios experiente, você reduz o risco de precisar de modificações de emergência e aumenta a capacidade de gerenciá-las, caso ocorram.
8. Prevenindo Surpresas
Usar um provedor de serviços de data room que oferece um serviço de coordenação completo pode ajudar a evitar surpresas desagradáveis, como chegar ao ponto de assinar apenas para descobrir que os licitantes nunca viram certas informações vitais.
Portanto, se você estiver procurando por um VDR ou plataforma de compartilhamento de arquivos para um negócio, certifique-se de selecionar um provedor de serviços que ofereça um serviço abrangente que inclui suporte técnico / treinamento para funcionários, suporte após o expediente, gerenciamento de projetos, assistência e evite desperdiçar seu dinheiro em instalações onde você ainda tem que fazer todo o trabalho.
