Os data room virtuais (VDRs) agora são comuns na maioria das transações de M&A. Na verdade, um data room virtual é a melhor solução não só para realizar a due diligence, mas também para armazenar todas as informações na pré-fase de due diligence e para manter a comunicação na fase pós.
Vejamos os 6 estágios da fusão e aquisição em que as salas de dados virtuais desempenham um papel fundamental:
1. Preparação do negócio
Estar preparado para uma transação é vital para a empresa do lado do vendedor. Uma das principais áreas para isso é ter toda a documentação (como planos de negócios, finanças, materiais do conselho, contratos principais) de forma organizada para que, se houver uma oportunidade do lado do vendedor, o processo não precise ser paralisado com a documentação.
Com um VDR, você pode projetar uma estrutura unificada e direta para fins de documentação. Isso permite que as partes envolvidas, como advogados e banqueiros, carreguem o VDR com os documentos necessários antes da transação.
2. Marketing de ofertas
Tradicionalmente, a fase de marketing era feita publicando um documento ou enviando um argumento de venda em PDF para vários contatos. Esse processo era muito manual, lento e sujeito a erros.
O uso de um data room virtual garante total privacidade. Também ajuda você a distribuir o documento de marketing para muitas pessoas, ter visibilidade sobre quem olhou os documentos e quem está interessado na transação. Tudo isso mantendo a segurança dos documentos confidenciais.
3. Negociação
As etapas de negociação e due diligence estão se tornando mais inter-relacionadas.
Um data room virtual permite que você rastreie o interesse de cada parte em diferentes partes da transação, rastreando o nível de atividade de cada licitante em cada documento usando suas ferramentas de auditoria e relatórios, enquanto uma boa ferramenta de perguntas e respostas (Q&A) fornece um meio excepcional comunicar-se com os licitantes, dando-lhes respostas da maneira mais segura e rápida e preparando-se para as sessões de negociação.
4. Due Diligence
Este é o estágio em que o VDR desempenha um papel fundamental. Aqui, ele permite que você forneça as informações relevantes com segurança para as diferentes partes (contadores, consultores, advogados) de uma forma segura em camadas. Qualquer due diligence de negócios incluirá due diligence de todas as áreas de negócios.
O aumento do uso de tecnologia para auxiliar na comunicação de due diligence corresponde ao maior foco na área de TI em geral para estes fins. Muitos dos materiais importantes no processo de due diligence para um investimento em software ou tecnologia são particularmente adequados para o uso de um VDR.
5. Fechamento
Um data room virtual pode ajudar a acelerar o processo de fechamento de M&A. Rascunhos da documentação final podem ser compartilhados e comentados usando a funcionalidade de controle de versão simples e eficaz. Ao assinar todas as listas de divulgação também podem ser produzidas pela função de auditoria.
6. Bíblia de negócios
Um bom VDR oferecerá a possibilidade de arquivar uma transação. Este arquivo serve como uma bíblia de negócios no caso de as informações da due diligence e divulgações precisarem ser consultadas no futuro.
Os clientes geralmente estão interessados neste serviço, pois ele fornece um armazenamento seguro e sempre acessível para as informações mantidas por terceiros independentes.
