Los dataroom virtuales (VDR o Virtual Data Rooms) actualmente son muy comunes en la mayoría las transacciones de fusiones y adquisiciones (M&A). En los últimos cinco años, la adopción del data room virtual en todo tipo de transacciones ha sorprendido incluso a los expertos de la industria más optimistas y hoy en día ya hay muy pocos datarooms en papel. Esta adopción ha sido global, incluso en los mercados más tradicionales basados en papel tales como China, India y América Latina.
Una de las razones por la que la adopción de los data room virtuales ha sido tan rápida es por el impacto positivo que tienen en los procesos de M&A. Seis etapas del proceso de fusiones y adquisiciones que se han optimizado con un dataroom virtual son:
1. Preparación de oferta
Estar preparado para una transacción es vital a la hora de realizar cualquier tipo de operación corporativa. Una de las áreas principales para esto es tener toda la documentación (por ejemplo, planes de negocios, finanzas, materiales de la junta, los contratos principales) de una manera organizada de modo que si hay una oportunidad del lado vendedor, el proceso tenga que esperar a la documentación. Con un VDR, se puede diseñar una estructura unificada y sencilla para fines de documentación. Esto permite a las partes involucradas, tales como abogados y banqueros el poblar el dataroom con los documentos necesarios antes de la operación.
2. Marketing de la oportunidad (teaser, sales pitch)
Tradicionalmente, la fase de marketing de la transacción mandando un documento impreso o por email a un número de contactos. Este proceso es normalmente muy manual, lento y abierto a errores. Usando un dataroom virtual se asegura la total privacidad. También le ayuda a distribuir el documento para muchas personas, saber quien ha abierto el documento y saber quién está interesado en la transacción; así como conservar la documentación de forma segura.
3. Negociación
La negociación y el due diligence están cada vez más interrelacionados. Con las herramientas de seguimiento del dataroom, se puede entender el interés de cada parte en cada área de la compañía, lo cuál permite mejorar la negociación. Asimismo, un buen módulo de Q&A (Preguntas y Respuestas) también proporciona una herramienta excepcional para comunicarse con licitadores dándoles respuestas en la forma más rápida y segura, al igual que la preparación para las sesiones de negociación.
4. Due Diligence
Esta es la etapa donde los datarooms desempeñan una función clave. En esta etapa un dataroom permite proporcionar la información relevante de forma segura a las distintas partes (contadores, consultores, abogados) de una manera estratificada y segura.
5. Firma
Un dataroom puede ayudar a acelerar la firma de cualquier adquisición siendo especialmente útil la habilidad de compartir versiones entre los abogados para acordar los cambios en al contrato final.
6. Post-Firma/Deal Bible
Un buen dataroom virtual ofrecerá la posibilidad de archivar una transacción. Este archivo sirve como una Deal Bible en el caso de que la información del due diligence y las revelaciones necesiten ser revisadas en el futuro. Los grupos están normalmente interesados en este servicio, ya que provee un seguro y siempre accesible almacenamiento de la información mantenido por un tercero independiente.
