Hay muchas ventajas en la utilización de un dataroom virtual en las operaciones de M&A. Sin embargo, en algunos casos, el proceso de organización y lanzamiento puede parecer intimidante, sobre todo la primera vez que se organiza un dataroom. Siguiendo unos sencillos consejos, es puede asegurarse de que la configuración del dataroom sea fácil y eficaz:
1. Utilizando Profesionales de Inversión
La creación del contednio del un dataroom virtual desde cero requiere tiempo. El proceso incluye seleccionar documentos, elegir la estructura adecuada de carpetas y documentos, decidir permisos… Lo mejor es aprovechar la experiencia y el trabajo de especialistas en el sector con conocimientos y experiencia organizando datarooms.
El uso de un dataroom de bajo mantenimiento con el apoyo técnico de sólo una página web de ayuda no es una buena idea. Una de las ventajas de utilizar un proveedor profesional de dataroom es que a menudo cuentan con coordinadores que ayudan y gestionan todo el proceso. Su experiencia le ayudará a ahorrar tiempo y dinero durante la instalación y la etapa de transición.
2. Preparando el índice del dataroom
Preparando el índice del dataroom por adelantado es de gran utilidad durante la configuración del proyecto acelerando la transacción. Asegúrese de preguntar a su proveedor de datarooms por ejemplos de índices o recomendaciones para su tipo de transacción e industria. Sabiendo de antemano los documentos que serán necesarios, añadirá estructura y orden al proceso de configuración. Recuerde verificar dos veces el índice del dataroom antes de dar luz verde al lanzamiento.
3. Preparando los documentos
Los documentos que todavía están en formato papel tendrán que ser escaneados, y los documentos virtuales necesitan estar en el formato adecuado. El escaneo de documentos tiene que ser de la forma más adecuada para obtener una visualización óptima. Preguntarle a su proveedor de dataroom para hacerse cargo del proceso de cambio de formato puede ser otro gran ahorro de tiempo.
4. Pensando en permisos
Un error muy común es el planificar su dataroom virtual primero, y luego pensar acerca de los permisos. El orden debe ser al revés. Es mejor pensar los niveles de permiso y tipo de acceso a cada document antes de estructurar el índice. Una estructura de permisos bien planificada hace que luego sea mucho más facil gestionar el proceso durante la transacción.
5. Eliminand riesgos: verifique los permisos de acceso
Las principales plataformas de datarooms virtuales permiten comprobar los permisos de acceso decada participante. También permiten recrear el entorno de una sesión iniciada como uno de los posibles participantes para verificar la seguridad de los permisos asignados.
6. Asignando un dueño del dataroom
Muchas veces hay todo un equipo participando en los diferentes aspectos de la transacción (asesores legales, fiscales, banqueros). Es muy importante fijar con claridad el papel que cada una de estas partes va a tener en la gestión del dataroom y de la transaccion asi como el proceso de comunicación si surge alguna preguna o problema.
La organización de un data room virtual puede parecer complicado para alguien que no haya gestionado uno con anterioridad. Si embargo ésto no tiene que ser así ya que utilizando una plataforma profesional y utlizando el apoyo de un equipo con experiencia se puede organizar todo facilmente. El resultado final será un dataroom virtual creado con un importante ahorro de tiempo y sobre todo preparado permitirle enfocarse en la trasacción y no en la gestión de los documentos una vez lanzado el dataroom.
