Encontrar un proveedor de dataroom virtual de calidad no debería ser un problema, ahora que los data rooms han ganado en aceptación mundial. Ahora se utilizan en la mayoría de las transacciones de M&A medianas y grandes, lo cual significa que los proveedores son bastante baratos de conseguir. Puede que sean fáciles de encontrar, pero ¿cómo decidir si su proveedor es una buena opción para su empresa? ¿Cómo asegurarse de que su información está en buenas manos? Hay cinco preguntas básicas que usted puede hacer para asegurarse de que la elección de su proveedor de data room sea un éxito y no una preocupación.
1. ¿Quiénes son?
La reputación, solidez financiera, experiencia y credibilidad del proveedor de dataroom virtual son factores clave. ¿Quiénes son los accionistas de su proveedor? ¿Forman parte de un grupo establecido? Los proveedores de dataroom virtuales que ya tienen un fuerte y estable respaldo corporativo ofrecen mayores niveles de seguridad que los proveedores que están empezando. ¿Cuál es la experiencia de su equipo de gestión, trayectoria y permanencia en la empresa? Por encima de todo, se debe uno asegurar que la empresa que le presta los servicios es solida u con la experiencia suficiente como para conocer cómo funcionan este tipo de transacciones. En caso de duda, pida alguna referencia o pregunte en el mercado.
2. ¿Qué nivel de servicio ofrecen?
Dependiendo de las necesidades de su empresa, usted tendrá que decidir entre un proveedor que suministre ya sea autoservicio (similar al enfoque de algunos proveedores baratos sin apoyo), servicio completo gestionado por profesionales con experiencia en trasacciones, o en algún punto intermedio.
Para los proveedores de data room con servicio completo de soporte, ¿qué tipos de cobertura mantienen en realidad? Ayuda durante horas de trabajo, o la disponibilidad 24/7? ¿Qué tipo de personas van a trabajar en sus proyectos? ¿Dispone de un coordinador de transacción dedicado, o simplemente una persona en un call center que no conoce su transacción?
3. ¿Qué nivel de seguridad tiene la tecnología y el servicio?
La información que se distribuye en una data room virtual es confidencial y valiosa así que asegúrese de verificar el nivel de seguridad que utilizan antes de comprometerse con ellos. Algunas preguntas que pueden ayudar a entender esto son: ¿Quién usa esta tecnología? ¿Hay grandes bancos o despachos de abogados que se encuentren cómodos usandola? ¿Dónde se guardan los datos? ¿Dónde esta el software? ¿Qué procesos de seguridad de personal existen para minimizar riesgos? ¿Qué tipo de contrato/cobertura ofrece el proveedor en caso de fallo?
4. ¿Cuál es su estructura de honorarios?
Asegúrese de preguntar a su proveedor y entender bien cómo funciona la estructura de honoroarios del proveedor de dataroom. Es importante asegurarse de que no existen costes ocultos ni sorpresas al final del proyecto. Algunas empresas cobran mucho por conceptos de “letra pequeña” como soporte nocturno etc ¿cobran por MB o por página, son flexibles a cambios? ¿Está incluido realmente un flat fee, sin sorpresas, o habrá cargos inesperados de horas extras en el camino?
5. ¿Cuál es su nivel de experiencia?
¿Cuántos dataroom virtuales ha hecho su proveedor en este sector, y por cuánto tiempo? ¿Por cuánto tiempo han estado en el negocio? El objetivo es encontrar un proveedor de dataroom virtual que tiene una reputación establecida y ya haya realizado muchos proyectos similares a sus requerimientos pero que sin embargo, sigue abierto a la innovación y se mantiene en contacto con las nuevas tecnologías y tendencias.
