Encontrar um provedor de VDR de qualidade não deve ser um desafio agora que os data rooms ganharam aceitação global. No entanto, a popularidade dos VDRs, agora usados na maioria das transações de fusões e aquisições de médio a grande porte, significa que os fornecedores já não são tão especiais. Eles podem ser fáceis de encontrar, mas como você decide se o seu fornecedor em potencial será uma boa opção para sua empresa? Existem cinco perguntas básicas que você pode fazer para ter certeza de que os documentos do negócio estão em boas mãos antes de assinar qualquer coisa.
1. Quem é você?
Como em qualquer relacionamento, a personalidade de seu provedor de VDR deve corresponder à sua. Quem são os acionistas do seu fornecedor? Eles fazem parte de um grupo estabelecido? Provedores de data room que já têm um apoio corporativo forte e estável oferecem maiores níveis de segurança do que as startups. Qual é a experiência da equipe de gestão, histórico e estabilidade na empresa? Acima de tudo, você quer um fornecedor que já esteja no mercado há tempo suficiente para conhecer o porquê, e cujos clientes ofereçam recomendações para seus serviços sem hesitação.
2. Que nível de serviço você oferece?
Dependendo das necessidades de sua empresa, você precisará decidir sobre um provedor que oferece autosserviço (semelhante à abordagem automática oferecida pelo Dropbox), serviço completo ou algo entre os dois. Para provedores com suporte de serviço completo, que tipos de cobertura eles estão realmente mantendo? O horário comercial padrão ajuda apenas ou disponibilidade 24 horas por dia, 7 dias por semana? Que tipo de pessoa trabalhará em seus projetos? Você tem um coordenador de negócios dedicado ou fala primeiro com o representante de atendimento ao cliente que atender o telefone?
3. Quão segura é a sua tecnologia?
Você está confiando a este provedor de VDR informações valiosas, então certifique-se de verificar a segurança do serviço de sala de dados antes de se comprometer com eles. Quais certificações de segurança eles possuem (SAS 70, ISO, etc)? Seus serviços e certificações estão sendo usados por organizações respeitáveis? Como suas políticas de segurança estão de acordo com o padrão do setor e que tipos de proteção ou soluções eles oferecem no caso de uma violação?
4. Qual é a sua estrutura de preços?
Você quer ter uma ideia do orçamento com o qual está se comprometendo, portanto, pergunte ao seu provedor em potencial como funciona a tabela de taxas. Se forem por taxas de uso, cobrando por GB ou página, eles são flexíveis a mudanças? Uma taxa fixa e inclusiva realmente permanecerá a mesma sem surpresas ou haverá cobranças de horas extras inesperadas no futuro?
5. Qual é o seu nível de experiência?
O que o provedor de data room em potencial fez neste setor e em que período de tempo? Há quanto tempo eles estão fazendo negócios? O objetivo é encontrar um provedor de data room que tenha uma reputação consolidada e já tenha realizado diversos projetos semelhantes às suas necessidades, mas que ainda esteja aberto à inovação e que esteja sempre em contato com as novas tecnologias e tendências.
