Comparar los servicios ofrecidos por los proveedores de dataroom virtuales no es tan simple como parece. Cada empresa ofrece diferentes opciones, lo que hace que sea difícil comparar manzanas con manzanas. Hay cinco factores a usar para identificar los “elementos esenciales” de la oferta de cada empresa, para asegurarse de que el proveedor que usted elija pueda proporcionar los servicios necesarios para su transacción:
1. Seguridad
En la época de los hackers y la piratería, la seguridad de la información confidencial es una prioridad. El nivel de seguridad en los datos que usted necesita de los proveedores de datarooms depende de su industria; debido a que el riesgo varía de una industria a otra. Pero la seguridad es mucho más que solamente mantener los datos a salvo de la piratería; sino también la seguridad de la infraestructura, la seguridad de los servidores y firewalls, detección de virus y de intrusos. La seguridad de las aplicaciones es tan importante como la seguridad del acceso de los empleados implementada mediante el aumento físico de salvaguardias y la protección de componentes técnicos, como el código, las plataformas utilizadas y sus procesos.
2. Coste
De la misma manera que los servicios ofrecidos por proveedores de dataroom virtuales varían, también lo hacen sus estructuras de honorarios. Se debe aclarar exactamente lo que está incluido en las propuestas que reciba, tales como:
- Las horas extras y el acceso en fin de semana. Si usted necesita esto normalmente en su proyecto, podrá encontrarse pagando tarifas adicionales por este privilegio.
- Apoyo técnico y formación. Algunos vendedores incluyen un nivel básico de apoyo, pero los requisitos adicionales se cobran.
- Subida de sus documentos a los servidores. Averigüe quién es responsable de esto; y si es el proveedor, averigüe qué cantidad de datos se incluyen en el costo.
Algunos proveedores de servicios cobran por megabyte, mientras que otros cobran por página. Si sus datos son ligeros en cuanto a los gráficos o imágenes, fijar los honorarios por megabyte funcionaría mejor para usted. Si sus documentos son archivos de gran tamaño es posible obtener mejores resultados mediante el pago por página. Una comprensión clara de lo que se incluye en los precios es necesario para evitar sorpresas en el futuro.
3. Niveles de Servicio
La mejor manera de saber exactamente lo que se obtiene de los proveedores de dataroom virtuales es tener un acuerdo de nivel de servicio entre su empresa y el proveedor. Este nivel debe describir los servicios ofrecidos durante y después de la instalación. Algunos vendedores proporcionan sólo un apoyo técnico, mientras que otros ofrecen una verdadera gestión de proyectos por personas que cuentan con una amplia experiencia. Pregunte la disponibilidad de todos los servicios para determinar si son ofrecidos 24/7, y cuáles son los costes por la atención fuera de horas de trabajo.
4. Reputación y Estabilidad
Es poco probable que usted designe a una empresa para cuidar del almacenamiento de datos sin comprobar sus referencias. De todas formas no lo es todo; también hay que saber si los posibles proveedores de dataroom virtuales cuentan con un respaldo corporativo fuerte. Usted debe verificar que el proveedor está asegurado contra riesgos y determinar la estabilidad financiera de la compañía. Esto le da la seguridad de que si el proyecto se extiende más allá de la fecha prevista de finalización, no se encontrará con la necesidad de tener que cambiar de proveedor de repente.
5. Confianza de la Plataforma
La confianza de la plataforma es la clave para asegurar la estabilidad y la protección de su información. ¡Qué inconveniente sería que no pudiera acceder a su información ya que el sistema estuviese fuera de servicio! No todos los proveedores de dataroom virtuales hacen que la documentación sea disponible para ser descargada e impresa, así que si esto es un requisito, asegúrese de que el vendedor ofrezca estas opciones.
Para encontrar al proveedor de servicios adecuado para sus necesidades de almacenamiento de datos, identifique los factores que son importantes para su situación particular. Compare los servicios ofrecidos por varias compañías para determinar cuál es la mejor para sus necesidades, y obtener un nivel de servicio que incluya todo por escrito.
