Ao escolher um provedor de data room, fazer um esforço extra para evitar cinco erros comuns vai economizar seu trabalho no futuro. Ele também pode prevenir perdas financeiras e evitar comprometer a integridade de seus dados.
Há riscos envolvidos em tudo o que você faz nos negócios. Alguns riscos podem ser mitigados mais facilmente do que outros, e fazer a devida diligência ao escolher seu provedor minimizará alguns problemas potenciais.
Erro #1: Pensar que preço é tudo
Escolher o preço mais baixo não significa que você obterá o melhor produto ou serviço. Na verdade, geralmente significa o oposto. Não é que não existam provedores de data room oferecendo melhores taxas do que outros. O risco está em fazer do preço o seu critério principal. O risco de ignorar os custos ocultos é significativo. A menos que você esteja bem familiarizado com os serviços oferecidos pelos provedores de sala de dados, você pode perder a ausência de problemas como:
- Suporte técnico e treinamento para equipe
- Suporte após o expediente
- Assistência de gerenciamento de projeto
Se você tiver que pagar a mais por qualquer uma dessas opções, esse preço baixo pode acabar não sendo tão baixo, afinal! Você corre o risco de ser forçado a escolher entre preços inaceitavelmente altos ou migrar seus preciosos dados mais uma vez, com todos os riscos e inconveniências de fazê-lo.
Erro #2: negligenciar reputação e estabilidade
Quando se trata de pesquisa de histórico, a maioria das pessoas considera seu trabalho concluído depois de verificar as referências da empresa que está prestes a contratar. No entanto, também é essencial saber se o provedor de sala de dados virtual em potencial tem um forte apoio corporativo. As duas etapas adicionais que você deve realizar são verificar se o fornecedor tem seguro contra riscos e verificar a estabilidade financeira da empresa. Isso lhe dá a garantia de que, se o seu projeto se estender além da data de conclusão esperada, você não se encontrará na situação infeliz de ter que mudar de prestador de serviço em curto prazo.
Erro #3: pular o piloto
Um teste de funcionamento da plataforma do provedor de data room escolhido é vital antes de se comprometer com um relacionamento de longo prazo. Mesmo que tudo funcione perfeitamente durante a demonstração, insista em um período de teste. Quer se trate de uma avaliação gratuita ou um projeto piloto pago, saiba no que você está se metendo antes de assinar o contrato. Tenha uma ideia da velocidade, funções e recursos da plataforma, sua interatividade e facilidade de uso. Não há nada mais frustrante do que finalizar um negócio e descobrir que ele não funciona conforme o esperado.
Erro #4: Feedback anterior
Então você encontrou um provedor de data room que parece certo para sua empresa. Você viu a demonstração, fez a avaliação e testou os serviços. Você não está pronto para assinar até obter referências de outros clientes existentes, no entanto. Só porque você usou seu provedor de data room preferido anteriormente, não significa que você deve pular esta etapa. O pensamento do “mal que você conhece” é tão ruim quanto o pensamento do “sempre fizemos isso assim”. É um novo mundo e uma nova maneira, e seu antigo provedor de serviços pode ter plataformas e sistemas legados antigos e lentos. Obtenha referências. Ligue para eles e peça feedback pessoalmente antes de decidir.
Erro #5: subestimar os riscos de segurança
Na era dos hackers e da segurança de dados comprometida, seu primeiro pensamento ao escolher um provedor de data room pode ser o controle de acesso e a proteção contra vírus. Também deve-se pensar na segurança da infraestrutura, que inclui a capacidade de resistir a desastres naturais, bem como outros riscos, e ter a recuperação de desastres necessária e planos de continuidade de negócios em vigor para se recuperar quando um ocorrer.
Para encontrar o provedor de data room certo para o seu negócio, procure fornecedores que tenham um histórico bem estabelecido, peçam períodos de teste ou projetos piloto e acordos de nível de serviço detalhados.
Realize a diligência necessária para garantir que você não seja vítima de nenhum desses erros comuns.
