Al elegir un proveedor de dataroom virtual se puede ahorrar mucho trabajo y posibles problemas haciendo un esfuerzo extra para evitar los siguientes cinco errores más comunes. También puede prevenir pérdidas financieras y evitar poner en peligro la integridad de sus datos. Algunos riesgos pueden ser mitigados con más facilidad que otros, y hacer su due diligence eligiendo el mejor proveedor posible proveedor minimizará algunos posible problemas.
Error #1: Pensar que el precio lo es todo
Elegir el precio más bajo no significa que obtendrá el mejor producto o servicio. De hecho, por lo general significa lo contrario. No es que no haya proveedores de datarooms ofreciendo mejores precios que otros, el riesgo radica en hacer del precio su principal criterio. El riesgo de pasar por alto los costes ocultos es significativo. A menos que esté bien versado en los servicios ofrecidos por los proveedores de dataroom virtuales, podría no ver la ausencia de temas como:
- Apoyo técnico y formación
- Horas extras y fin de semana
- Asistencia en la gestión del proyecto
Si tiene que pagar extra para cualquiera de estas opciones, ese bajo precio podría llegar a no ser tan bajo después de todo y se corre el riesgo de verse obligado a elegir entre un precio inaceptablemente alto o migrar sus datos más preciados de nuevo, con todos los riesgos e inconvenientes que ello conlleva.
Error #2: No dar importancia a la Reputación & Estabilidad
A la hora de investigar la experiencia y reputación, la mayoría de la gente considera su trabajo terminado una vez que han verificado las referencias de la empresa a la que están a punto de elegir. Sin embargo también es esencial saber si el potencial proveedor de dataroom virtual cuenta con un respaldo corporativo fuerte. Los dos pasos adicionales que debe tomar es verificar que el vendedor esté asegurado contra riesgos, y determinar la estabilidad financiera de la compañía. Esto le da la seguridad de que si el proyecto se extiende más allá de la fecha prevista de finalización, no se encontrará en la desafortunada situación de tener que cambiar de proveedor de servicios con poca notificación previa.
Error #3: No probar antes de comprar
Pedir una prueba de funcionamiento de la plataforma que su proveedor elegido de dataroom es vital antes de comprometerse a una relación a largo plazo. Incluso si todo funciona a la perfección durante la demostración, insista en pedir un período de prueba. Ya sea que se trate de una versión de prueba o de un test site pagado, conozca a lo que se está metiendo antes de firmar el contrato. Obtenga una idea de la velocidad de la plataforma, funciones y capacidades, su interactividad y facilidad de uso. No hay nada más frustrante que finalizar un acuerdo y encontrar que no funciona como se esperaba.
Error #4: Renunciar a Referencias
Finalmente ha encontrado un proveedor de datarooms que parece es el adecuado para su empresa. Usted ha visto la demostración, tomado la decisión y probado los servicios. Pero aún no está listo para firmar hasta que haya obtenido referencias de otros clientes existentes. El hecho de que usted haya utilizado a su proveedor preferido de datarooms anteriormente no significa que usted deba saltarse este paso. La manera de pensar del “lo malo conocido” es tan mala como la de “siempre lo hemos hecho de esta manera”. Las cosas cambian muy rapido, y su antiguo proveedor de servicios puede tener sistemas y plataformas obsoletas. Obtenga referencias. Llámelos y pídales su opinión personal antes de decidir.
Error #5: Desestimando Riesgos de Seguridad
En la era de los hackers y la seguridad comprometida datos, su primer pensamiento al elegir un proveedor de dataroom puede ser el control de acceso y protección contra virus. Pero esa no es la única seguridad que necesita; una lección que huracán Sandy acaba de enseñar al entorno empresarial americano. La infraestructura de seguridad incluye la capacidad de resistir los desastres naturales, así como otros riesgos, y tener la necesaria recuperación de desastres y planes de continuidad del negocio en lugar de sólo recuperarse cuando esto pasa. Con el cambio climático precipitando una variedad de interesantes eventos naturales, no crea que el hecho de que no ha ocurrido antes en su región significa que nunca lo hará.
Para encontrar al proveedor adecuado de VDR para su negocio, busque proveedores que tengan una trayectoria bien establecida, que ofrezcan períodos de prueba o test sites y detallados niveles de servicio. Lleve a cabo su due diligence asegurándose de que no sea víctima de alguno de estos errores comunes.
