O uso de data rooms virtuais mudou drasticamente a maneira como as transações são executadas. Houve um tempo em que você tinha que viajar para acessar salas de dados físicos, verificar pilhas de documentos em papel e se encontrar com outras partes envolvidas no processo de due diligence.
Dependendo da localização dos participantes, isso poderia significar viagens aéreas ou de trem, viagens de longa distância ou de transporte público. Um local teria que ser encontrado, pastas teriam que ser preparadas com toda a documentação e, muitas vezes, a equipe administrativa teria que registrar as atas da reunião. No caso de reuniões longas, comida e bebida também tinham que ser fornecidas. Todo esse tempo, esforço e dinheiro eram exigidos, e tudo que você precisava era que uma das partes se atrasasse ou não pudesse comparecer para que todo o processo ficasse fora de sincronia e atrasasse a transação geral.
1. Acabando com viagens
Os data room virtuais eliminaram completamente a necessidade de viagens, fornecendo acesso remoto à documentação, pouco tempo é necessário para preparar a devida diligência antes das reuniões. Tudo está disponível online imediatamente. Não é mais necessário imprimir e agrupar fichários grandes e pesados cheios de material e pagar para enviá-los às partes antes da reunião para dar-lhes tempo para se prepararem. Cada participante pode fazer o login quando quiser e revisar as informações. Salas de reuniões virtuais e outras instalações para reuniões online significam que você não incorre em nenhum custo de local ou serviço de buffet e a viagem é desnecessária para acessar os data rooms online.
2. Simplificando a Segurança
A confidencialidade é normalmente o foco principal durante fusões e aquisições. Antes da época das salas de dados, a preparação e a circulação de materiais de due diligence com antecedência criavam o potencial de vazamento de informações. Os funcionários administrativos sem a autorização necessária freqüentemente estavam envolvidos na cópia e vinculação de documentos, e a simples existência de relatórios e dados significava um risco elevado de informações serem deixadas em mesas, perdidas em departamentos e roubadas de veículos.
Com salas de dados virtuais, o risco é minimizado por criptografia segura e controle de acesso que garantem que apenas funcionários autorizados possam baixar, imprimir ou copiar um item. Além disso, o ambiente controlado permite que todas as partes acessem as informações sem o risco de perder a confidencialidade.
3. Atividades de rastreamento
Uma trilha de auditoria abrangente é necessária para rastrear o uso de documentação confidencial. Uma das maneiras pelas quais os data rooms virtuais simplificam o processo de due diligence é com o rastreamento das atividades. A definição de permissões para cada documento que dê aos usuários autoridade específica para cada arquivo permite ver quem abre, visualiza ou copia o material, com a data e hora da visualização. As funções de relatório permitem que um histórico de visualização completo seja desenhado e impresso, então se por algum motivo a segurança do negócio for comprometida, os administradores podem ver onde – e quando – o problema ocorreu.
4. Facilitando a comunicação
A comunicação está no centro de um grande negócio, como uma fusão ou aquisição. Civilizações surgiram e caíram com o sucesso e a qualidade das comunicações, assim como as empresas. Os data rooms virtuais são capazes de automatizar a maioria das mensagens padrão, como quando os documentos são adicionados à sala. Os usuários podem definir alertas para quando os materiais são visualizados, impressos ou alterados, e as comunicações online são aprimoradas fazendo com que os usuários enviem links uns aos outros para documentos específicos. E-mails diários e semanais fornecem resumos das adições ao site.
O uso de data rooms virtuais torna a preparação de due diligence para qualquer tipo de negócio mais simples do que no passado. Com as melhorias contínuas na tecnologia, podemos esperar ver recursos novos e aprimorados aparecendo regularmente.
