¿Cuánto cuesta organizar un dataroom virtual? ¿Cómo funciona la estrucutura de honorarios de un data room? Esta es una de las preguntas que normalmente escuchamos de posibles clientes. En este post intentamos aclarar como saber lo que de verdad va a costar un dataroom.
Durante las transacciones de M&A y otras transacciones de capital de riesgo, hay una montaña de documentación que debe estar disponible para todas las partes. Hasta la llegada de los datarooms virtuales, esto se hacía jutando literalmente toda la documentación pertinente en una sala de datos física, que podía ser accedida sólo por personal autorizado.
Por razones obvias, esto creaba a veces un dolor de cabeza en cuanto a logística, ya que requería que cualquier persona que necesitara acceder a los documentos estuviese físicamente presente. Y si la transacción involucraba organizaciones que estuviesen ubicadas en diferentes ciudades o países (o posiblemente incluso continentes diferentes) el gasto y esfuerzo de acceso a los datos no era insignificante.
Afortunadamente, con la llegada de la tecnología cloud se ha introducido un servicio conocido como dataroom virtual, que permite a las partes involucradas acceder a la documentación pertinente sin tener que estar físicamente presentes. Esto hace que el proceso de M&A, desde la preparación hasta el due diligence, sea infinitamente más cómodo y eficiente.
Pero cuando se trata de honorarios de datarooms, ¿qué tipo de consideraciones hay? ¿Cómo se puede asegurar que se está recibiendo el mejor servicio por su dinero?
1. ¿Por-página o por-megabyte?
El primer factor a considerar en un presupuesto de dataroom virtual es ver si el servicio cobra por página o por megabyte. Si la documentación es en su mayoría texto sin formato (hojas de cálculo, informes escritos, y demás), un servicio que cobra por MB puede ser el camino a seguir. Sin embargo, si la documentación es pesada en cuanto a gráficos y/o imágenes (esquemas de patentes, por ejemplo), es posible que desee considerar la contratación de un servicio que cobra por página.
2. ¿Qué está incluido?
Otro factor a tener en cuenta es lo que viene con el paquete estándar que ofrece el servicio de dataroom virtual. Algunos servicios anuncian una serie de características atractivas para atraer al cliente, los cuales sólo se encuentran disponibles por un cargo extra. Un buen ejemplo de ésto son las horas extraordinarias y el acceso de fin de semana. Durante el proceso de due diligence, no es raro que la gente necesite tener acceso a la documentación fuera de las horas de trabajo. Además, el tiempo dedicado a examinar todo puede a menudo superar el tiempo que se planeó originalmente. Usted desea evitar una situación en la que los precios de los dataroon virtuales se inflen más lo que se había presupuestado originalmente debido a circunstancias como éstas.
3. ¿Quién sube los documentos?
Cuando se trata de hacer realmente la documentación disponible a través de un dataroom virtual, es importante ser consciente de si el servicio llevará a cabo las subida de documentos o si será responsabilidad del cliente. Al igual que en la elección entre los diferentes criterios de honorarios de los dataroom virtuales, tomar la decisión óptima depende en gran medida de las características específicas de cada situación. Usted debe determinar si será más rentable y eficaz el asumir la responsabilidad de cargar la documentación, o si sería más eficaz tener al servicio de dataroom encargándose de esto (por lo general por un cargo adicional). Algunos proveedores líderes de dataroom virtuales ayudan desde el principio para asegurarse de que la configuración de su dataroom virtual sea lo más eficaz posible, proporcionando como resultado final, un entorno virtual seguro para su información confidencial (sin cargo extra).
4. ¿Cuánta gente tiene acceso?
Por último, una consideración fundamental es ver si las propuestas de honorarios sobre dataroom virtuales está en base por usuario o en base por cliente (por ejemplo, acceso ilimitado). Si el número de personas que necesitan acceder a la documentación es relativamente fijo, entonces, un cargo por persona es bastante aceptable. Sin embargo, si habrá más personal trabajando en el proyecto, a veces puede ser difícil determinar con exactitud cuántas personas necesitarán acceso de antemano, y un servicio que ofrece acceso ilimitado por cliente puede ser una opción conveniente.
Hay, obviamente, otros factores en juego en la elección de un dataroom virtual (la disponibilidad de honorarios para transacción a largo plazo, por ejemplo), pero estas consideraciones fundamentales le darán un punto de partida sólido.
