Durante el proceso de eleccion de un proveedor de data rooms, es importante elaborar una lista de criterios (check list) para evaluar de cada proveedor. Pero suele haber preguntas y respuestas que no están incluídas en estos cuestionarios, y que pueden significar el éxito (o el fracaso) de un Data Room.
1) Externalizar lo externalizado
Muchas empresas externalizan algunas de sus funciones a otros proveedores. Algunas empresas de data room recurren a la externalización de algunos servicios (como hosting, administración, digitalización y soporte). Esto en teoría, parece una solución razonable, pero en la práctica supone que al analizar a cada proveedor haya que analizar también a las empresas que el proveedor subcontrata.
El proveedor elegido puede tener una reputación impecable, pero las empresas que subcontraten puede que no sean tan brillantes. Necesita preguntar a su proveedor sobre cada compañía con la que trabaje. Tomarse tiempo de verificar que servicios son subcontratados ha otros proveedores (en el caso de que sea así) podrá ahorrarles problemas a largo plazo.
2) Seguridad
El punto más importante a la hora de hacer su elección de proveedor de Data Room es la seguridad. Sobre todo en el caso de Proyectos Confidenciales, es necesaria una cadena de protección con un riguroso control de todo el proceso. Con respecto a este punto tan delicado, no todos los data rooms son igual de eficaces y concienzudos, la verdadera seguridad de los documentos va más allá de la protección contra la piratería o los virus.
Asi que, ¿cuáles son los puntos que debe tener en cuenta cuando evalúe a un posible proveedor?. Bajo nuestro punto de vista, los dos principales son: la codificación de los datos y la protección del documento.
- Un buen data room debe ofrecer un nivel apropiado de encriptación, como una encriptación de 256 bits, lo que significa que el proveedor tendrá el mejor software que se comercializa. Este software estándar de encriptacion avanzado (AES) se desarrolla conforme a los requisitos internacionales y se usa actualmente en todo el mundo.
- Las opciones para una proteger documentos de forma correcta incluyen la facilidad para poder bloquear documentos en PDF y adaptar su acceso a los clientes. Esto implica que el administrador pueda permitir a los usuarios a copiar, imprimir, reenviar o modificar el documento, según diferentes niveles de autorización. Los protocolos de acceso al documento se debe aplicar tanto a la pantalla de impresión como a las opciones de descarga. De forma detallada se debe asegurar que el proveedor pueda seguir usándola después de su distribución.
En algunos casos, los administradores de data rooms podrían necesitar revocar permisos una vez que el documento ha traspasado el programa de seguridad de la empresa. Esto puede ser la prueba de fuego para determinar si el proveedor potencial realmente cumple con los requisitos necesarios para la protección de los documentos.
3) La comunicación es decisiva
Almacenar su información confidencial con un proveedor de data room puede causar inconvenientes si los usuarios no entienden lo que se requiere de ellos o no cumplen con los procesos. Un claro índice de Preguntas y Respuestas se ocupa de muchas cuestiones sobre estos temas, proporcionando un registro claro de las interacciones entre los documentos y también asegurando que las dudas de los usuarios son resueltas por las personas apropiadas. Si embargo, muchos proveedores no tienen disponibles respuestas en tiempo real para preguntas raras o que no están catalogadas. Soportar tickets consume tiempo y son una perdida de dinero cuando todo lo se tiene que son sencillas dudas.
Compruebe que su proveedor de data room tiene un sistema para administrar el flujo de preguntas o comentarios sobre documentos. El sistema debería plasmar un proceso físico de flujo de trabajo y permitir a los usuarios tener las respuestas a sus preguntas cuando las necesiten, con links a documentos relevantes.
No cometa el error de pensar que todos los proveedores de Data Room ofrecen los mismos servicios. Un detallado análisis puede marcar la diferencia de su experiencia – y la integridad de su base de datos.
