Ao avaliar provedores de Data Room Virtuais é ótimo trabalhar com a lista de verificação padrão de perguntas a serem feitas e questões a serem examinadas por cada provedor. O que nem sempre é aparente, no entando, são resposta para perguntas que não aparecem nessas listas de verificação e que podem fazer – ou quebrar – o sucesso do seu Data Room Virtual.
1) Terceirizando o Terceirizado
Sendo o controle de custos um dos principais motivos da terceirização em muitos setores, quando você protege qualquer provedor de serviços, é importante saber se os componentes de sua oferta são terceirizados. Isso pode significar que o parceiro que você acha que está conseguindo pode não ser aquele com quem você acabará lidando.
A terceirização de componentes como hosting, gerenciamento, digitalização e suporte acontece entre data rooms menores que não possuem recursos para oferecer um serviço completo. Em teoria, isso pode parecer uma solução razoável, mas na prática pode fazer com que os clientes tenham que lidar com desafios como:
- Infraestrutura de segurança externa
- Processando atrasos de tempo e desconexões do servidor
- Integração de práticas de processamento entre plataformas
Qualquer um desses problemas pode atrasas a entrega de documentos ou comprometer a confidencialidade, e esses podem ser riscos que você não pode correr.
Além disso, há que considerar a reputação dos data rooms virtuais. Seu fornecedor escolhidopode ter uma reputação impecável, mas seus parceiros terceirizados podem não ser tão brilhantes. Você Precisa perguntar ao seu provedor sobre cada empresa com a qual eles trabalham. Reservar um tempo para verificar quais – se houver – componentes do serviço são tercerizado para terceiros pode evitar problemas a longo prazo.
2) Segurança
Nada é mais crítico para sua escolha de provedor de data room do que a segurança.
Especialmente para projetos sensíveis, você precisa de uma cadeia de custódia altamente segura, com controles de ponta a ponta em todos os processos. Nem todas os data rooms são igualmente diligentes a esse respeito, e a verdadeira proteção de documentos abrange mais do que a segurança contra hackers ou vírus.
Então, quais problemas você deve observar ao avaliar fornecedores? Nossos dois principais são criptografia de dados e proteção de documentos:
- Um bom provedor de data room deve oferecer um nível apropriado de criptografia, como criptorafia de 256 bits, o que significa que o fornecedor tem o melhor software disponível comercialmente. Este software de padrão de criptografia avançado (AES) está em conformidade com os requisitos internacionais e agora é usado em todo o mundo.
- As opções apropriadas de proteção de documentos incluem a capacidade de bloquear documentos PDF e fornecer acesso personalizado aos usuários. Isso significa que o administrador pode permitir que os usuários copiem, imprimam, encaminhem ou alterem um documento, dependendo de seu nível de autoridade. Os protocolos de acesso devem ser aplicados até mesmo à tela de impressão ou às opções de download, e uma trilha de auditoria detalhada deve garantir que o fornecedor possa rastrear o uso após a distribuição.
Em alguns casos, os administradores de data room podem precisar revogar as permissões assim que o documento passar para fora do firewall corporativo. Este pode ser o “teste ácido” para determinar se o seu provedor em potencial possui uma proteção real de documentos.
A comunicação é crítica
Hospedar suas informações confidenciais com um provedor de data room virtual pode causar transtornos se os usuários não entenderem o que é exigido deles ou não cumprirem os processos. Um módulo abrangente de perguntas e respostas cuida de muitos problemas de conformidade, fornecendo um registro rastreável de todas as iterações de documentos e também garante que as consultas do usuário sejam respondidas pela pessoa apropriada. Quando se trata de fazer perguntas, no entando, muitos fornecedores não têm respostas em tempo real disponíveis para perguntas não ortodoxas ou não listadas. os tickets de suporte são demorados e um desperdício de dinheiro quando tudo o que você tem é uma pergunta rápida.
Verifique se o seu provedor de data room em potencial possui um sistema para gerenciar o fluxo de perguntas ou comentários sobre documentos. O sistema deve espelhar um processo de fluxo de trabalho físico e permitir que os usuários obtenham respostas à medida que precisam, com links para documentos relevantes.
Não se iluda pensando que todos os provedores de data room oferecem os mesmos serviços. Uma análise cuidadosa dos pontos mais delicados pode fazer toda a diferença na sua experiê^ncia – e na integridade dos seus dados.
