Durante o processo de escolha de um provedor de Data Room é importante desenvolver um check list para avaliar cada um deles. Mas geralmente há perguntas que não estão incluídas nesse questionário, e isso está atrelado ao sucesso do seu Deal.
1- Terceirização
Alguns provedores terceirizam o seu serviço (como o suporte). Em teoria parece ser uma solução razoável, mas na prática significa que ao analisar cada fornecedor é necessário analisar também as empresas que fornecedor subcontrata.
O fornecedor escolhido pode ter uma boa reputação, porém as terceirizadas podem não ser tão boas assim. É importante ter ciência sobre com quem você está trabalhando de fato.
2- Segurança
O ponto mais importante na hora de esolher o provedor de Data Room Virtual é a segurança. Especialmente no caso de Projetos Confidenciais; é imprecindível uma cadeia de proteção com controle rigoroso de todo o processo.
Nesse ponto delicado, nem todos so VDRs são igualmente eficientes e conscientes. A verdadeira segurança dos documentos vai além da proteção contra hackers ou vírus. É necessário que o seu Projeto seja criptografado de ponta a ponta, além da possibilidade de compartilhar os arquivos de forma personalizada com cada usuário do seu interesse.
3- Comunicação
Armazenar suas informações confidenciais com um provedor pode causar inconvenientes se os usuários não entenderem o que é exigido deles ou não seguirem os processos. Uma boa resposta pode ser a funcionalidade de Perguntas & Respostas, que te permite interação entre documentos e a pessoa apropriada que irá responder.
Não cometa o erro de pensar que todos os provedores de Data Room Virtual oferecem os mesmos serviços. Uma análise detalhada pode fazer diferença na sua experiência – e na integridade do seu banco de dados.
