Si quieres saber cómo simplificar un proceso de Due Diligence seguramente sea porque en breve tendrás que afrontar uno. Y, como sabes, las fusiones y adquisiciones de empresas (M&A en inglés) son procesos que conllevan una gran cantidad de costes, esfuerzos y horas. Una de sus mayores complejidades radica en la información confidencial que se ha de compartir entre diferentes partes. Enormes cantidades de documentos que han de ser evaluados para poder llegar a conclusiones con un importante impacto económico.
Tradicionalmente esos documentos se compartían a través de salas de reuniones con todos los archivos en papel. Lo cual implicaba numerosos problemas, como el elevado coste de tener que desplazar a todo el equipo implicado en la operación al lugar donde estuviera ese data room físico, la preparación de informes, actas y documentos en papel, la organización de las salas, la coordinación del acceso a distintos equipos de trabajo… De hecho, simplemente con que una de las partes se retrasara o tuviera que reorganizar su asistencia por cualquier causa suponía un gran problema a nivel de costes y organización.
Hoy en día, sin embargo, los data room virtuales son el estándar internacional en las operaciones de M&A. Y suponen un enorme adelanto en cualquier proceso de Due Diligence, puesto que están llenos de ventajas que ayudan a simplificar los proceso de Due Diligence.
1) Ahorro de costes
Los data room físicos implican una gran cantidad de gastos: viajes, alojamientos, transportes, impresión de documentos… por no hablar de los costes en horas asociados a estos desplazamientos.
Todos esos costes se eliminan al trabajar con data room virtuales que permiten el acceso a la información de forma segura y rápida desde cualquier lugar del mundo. Sin duda, un data room virtual supone un gran ahorro económico que es especialmente significativo en procesos con múltiples partes implicadas.
2) Mejora de la seguridad
Cuando se trata de grandes acuerdos económicos, cualquier filtración indeseada de información puede suponer un grave problema. Por eso, asegurar la confidencialidad es fundamental en cualquier operación de M&A. Y esa es una de las grandes ventajas de los data room virtuales. Cuando se usaban data room físicos la preparación y circulación del material a compartir ponía en peligro la confidencialidad, ya que la documentación era a menudo manejada por personas sin la autorización necesaria, había carpetas que se extraviaban o se dejaban en escritorios equivocados, era relativamente fácil llevarse unos documentos sin que nadie se enterase…
Con los data room virtuales el riesgo se ha minimizado gracias a la seguridad de encriptación y la mejora del control de acceso, ya que sólo el equipo autorizado puede descargar, imprimir o copiar la documentación. E incluso se puede categorizar el tipo de acceso para que ciertas personas tengan un acceso parcial o para que los documentos seleccionados no puedan ser descargados ni impresos.
3) Registros de actividad
Con un data room virtual toda la actividad queda registrada. Y gracias a la posibilidad de seguimiento en tiempo real, es sumamente sencillo saber quién ha abierto, visto o copiado el material.
La función de auditoría permite asimismo generar informes que especifiquen que ha hecho cada usuario en el data room, facilitando que si por alguna razón se compromete la seguridad, los administradores pueden saber dónde y cuándo se ha generado esa situación. Y no solo eso, sino que este registro automático de la actividad también genera una mejora en las comunicaciones, ya que es posible generar emails automáticos (en tiempo real, de forma diaria o semanal) que avisen a los integrantes de un data room cada vez que se sube un nuevo archivo o se modifica uno existente.
Como has visto, si quieres simplificar un proceso de Due Diligence sin duda la mejor opción es contratar un data room virtual que te ahorrará tiempo, dinero y problemas, aportándote mayor rapidez, más control, más seguridad y la posibilidad de generar completas auditorías con tan solo apretar un clic.
