Los Data Rooms Virtuales se han convertido en la norma para la mayoría de las transacciones financieras (M&A, financiación de empresas, ventas de activos).
Los usuarios con más experiencia en el uso de Data Rooms se están beneficiando de una ventaja adicional: la posibilidad de usar los datos obtenidos por el seguimiento de las actividades por parte de los usuarios en una herramienta avanzada de creación de informes y auditorías; la cual puede mejorar la transacción.
Para aprovechar plenamente las ventajas de estas funciones avanzadas proporcionadas por un Data Room, se necesita saber cuales son sus opciones, cómo funciona y qué pueden hacer por usted durante todo el proceso de la operación.
Funciones Avanzadas
El conocimiento de las ventajas que ofrecen las herramientas de informes y auditorías avanzadas a menudo es limitado; muchas de estas funciones avanzadas no se utilizan. La firma lider en investigación y consultoría Gartner Group define las Funciones de Informes y Auditorías como “un término que incluye la infraestructura y herramientas que permiten acceder y analizar la información para mejorar y optimizar decisiones y rendimiento”. Un Data Room hace exactamente esto de las siguientes maneras:
- Evaluando los niveles de interés de los compradores pontenciales basado en informes.
- Garantizando que se actua conforme a las mejores prácticas y que cumple los requisitos legales para acceder.
Analicemoslos uno por uno.
1) Evaluación del nivel de interés del comprador
Las funciones de seguimiento e informes de los datarooms ofrecen varias formas de seguir el nivel de interés de cada posible comprador:
- Informes de accesos – Revisar la lista de usuarios que han entrado en el Data Room en cualquier fecha (y quien no ha entrado) proporciona una buena visión de sus niveles de interés. Se puede comprobar el número de veces que un usuario ha entrado y comparar esto con las alertas generadas cuando se carga un nuevo documento. Esto le indicará qué usuarios fueron más rápidos para iniciar la sesión cuando saltó la alerta, informándole detalladamente sobre que parte está interesada en los diferentes aspectos de la transacción.
- Revisiones de los documentos – Entender quien está viendo un documento concreto en el data room juega un papel importante; dándole una idea del grado de interés de los compradores. Por ejemplo: caso en el que se cargan nuevos documentos financieros: En 24 horas, varios usuarios entran y los ven, los descargan e imprimen si tienen acceso a la impresión. Después de echar un vistazo, un componente del personal junior se deconecta, y al poco tiempo, un miembro de la dirección entra y dedica muchas horas a revisar varios documentos. Esto le indica que el equipo directivo de esta compañía encuentra interesante esta información, a diferencia de otro posible comprador que no se molestó en entrar o que se limitó a echar un vistazo de cinco minutos.
Basándose en este análisis de los niveles de interés, usted puede decidir si desea aportar información adicional a las partes. Si varios posibles compradores muestran interés en una división ya desaparecida que parecía prometedora hace unos años, es posible que desee agregarla como una opción que haga más atractiva la transacción.
2) Conformidad y auditoría
Durante todo el tiempo del proceso, romper la llamada “cadena de evidencias” puede dar lugar a costosas demandas. Es por esto que proteger su compañía de errores que puedan generar disputas es importante. Los Data Room Virtuales ofrecen funciones de informes y auditoría con un seguimiento integral generado en un entorno controlado. Lo hacen a través de informes que muestran quienes accedieron a determinados documentos, la fecha en la los vieron y si fueron o no descargados, copiados, impresos o compartidos con otros. En muchas jurisdicciones, esto se admite como una prueba fundamental en el caso de una disputa legal.
También es importante tener acceso a un informe de seguimiento de todas la interacciones relativas a un documento, porque en el caso de una disputa se puede requerir a cualquiera de las partes para que aporten pruebas de las preguntas que se hicieron y de las respuestas que se dieron. Se puede descargar facilmente un informe completo del módulo Q&A sencillo de utilizar el cual puede ser grabado con fin de mantener los registros para cumplir con los requisitos legales de la operación.
Cada día hay más proveedores de Data Rooms en el mercado, por esto asegurese de elegir el proveedor correcto enfocando su elección en una comparativa de los 5 elementos que comentábamos en uno de nuestros post anteriores – 5 factores a tener en cuenta al comparar proveedores de dataroom. Saque el máximo partido a su experiencia con los Data Room Virtuales de datos, familiarizándose con las funciones ofrecidas por su proveedor y los benificios de utilizarlas aprovechando al máximo su potencial.
