Data Rooms Virtuais se tornaram a norma na maioria das transações corporativas (M&A, captação de recursos, venda de ativos). Os especialistas em finanças corporativas agora reconhecem amplamente os benefícios oferecidos pelos VDR’s em termos de segurança e conveniência.
Os usuários com mais experiência em trabalhar com provedores de data room profissionais agora se beneficiam de uma vantagem adicional do serviço, a possibilidade de transformar os dados do rastreamento da atividade do usuário em inteligência de negociação que pode melhorar uma transação.
Para aproveitar todos os benefícios da inteligência de negócios fornecidos por um data room, você precisa saber o que está disponível, como funciona e o que pode fazer por você durante o processo de negociação.
Inteligência de Negócios
O conhecimento das vantagens de inteligência de negócios oferecidas pelos data rooms virtuais costuma ser limitado e muitos dos recursos mais avançados não são utilizados. A empresa de pesquisa e consultoria líder mundial do Gartner Group define inteligência como “um termo que inclui a infraestrutura e as ferramentas que permitem o acesso e análise de informeções para melhorar e otimizar as decisões e o desempenho”. O data room virtual faz exatamente isso para uma empresa corporativa das seguintes maneiras:
- Avaliação dos níveis de interesse dos compradores em potencial com base em relatórios.
- Garantir a conformidade com as melhores práticas e requisitos legais para acesso.
Vamos considerar um por um.
1) Avaliação dos níveis de interesse do comprador
As funções de rastreamento e relatório de um data room virtual oferecem uma série de maneiras de monitorar os níveis de interesse entre os compradores em potencial. Esses incluem:
- Relatórios de login – a revisão da lista de usuários que se conectaram ao data room em qualquer data (e aqueles que não o fizeram) dá uma boa ideia de seus níveis de interesse. Você pode verificar o número de vezes que os usuários se conectaram e comparar com os alertas enviados quando novos documentos foram carregados. Isso informará quais usuários foram solicitados a efetuar login em cada alerta, fornecendo informações detalhadas sobre qual parte está interessada nos vários aspectos do negócio.
- Revisões de documentos – Entender quem está visualizando qual documento no data room desempenha um papel importante, imformando você sobre os níveis de interesse dos compradores em potencial. Com base nos perfis do usuário, é possível saber quem está revisando cada documento individual. Por exemplo: novos documentos financeiros são carregados.
Em 24 horas, vários usuários fazem login e os visualizam, baixam e imprimem trechos, se tiverem direitos de impressão. Após uma rápida olhada, a equipe júnior sai e, logo depois, os usuários seniors fazem login e passam várias horas revisando vários documentos.
Isso indica que a equipe de gerenciamento desta empresa em particular considera as novas informações interessantes, ao contrário de outro comprador em potencial que não se preocupou em fazer login ou que passou cinco minutos dando uma olhada.
Com base nessa análise dos níveis de interesse exibidos, você pode decidir se deseja abrir informações adicionais para as equipes de licitação. Se vários compradores em potencial mostrarem interesse em uma divisão agora extinta que era promissora há alguns anos, você pode adicionar isso como uma opção para adoçar o negócio.
2) Compliance e trilha de auditoria
Nestes dias de litígio sobre tudo, quebrar a chamada “cadeia de evidências” pode resultar em processos judiciais caros, portanto é importante proteger sua empresa de erros que podem gerar disputas. Os data rooms virtuais oferecem inteligência real na forma de uma trilha de auditoria abrangente gerada em um ambiente controlado. Eles fazem isso fornecendo relatórios que mostram quem acessou determinados documentos, a data em que os visualizou e se foram ou não baixados, copiados, impressos ou compartilhados com outras pessoas. Em muitas jurisdições, isso pode atuar como evidência vital no caso de uma disputa legal.
Também é fundamental ter um registro rastreável de todas as interações relacionadas aos documentos, porque no caso de uma disputa, qualquer uma das partes pode ser solicitada a fornecer evidências das perguntas feitas e respostas dadas. Um módulo Q&A abrangente e fácil de usar com relatório, que pode ser retido para fins de manutenção de registros para cumprir os requisitos legais do negócio.
Há um número crescente de opções de provedores de data room no mercado; então, certifique-se de selecionar o provedor de serviço certo, concentrando sua comparação nos 5 elementos principais discutidos em um de nossos posts anteriores. Aproveite ao máximo sua experiência de data room virtual, familiarizando-se com os recursos oferecidos por seu provedor de serviços e os benefícios de usá-los em seu potencial máximo.
