虚拟资料室一直协助收购、公开上市、资产拍卖以及兼并等交易。它在金融领域的广泛运用推动了其在其他领域的发张。公司现在面临的一个越来越严峻的问题是- 我们的文件在办公室内是否安全？就任务严峻的交易而言，如公司资产出售、 兼并与收购，保密性是至关重要的。公司交易秘密和战略性数据如果储存在共享网络上通过邮件传播就过于敏感了。假设如果肯德基的鸡肉秘方是存储在内存驱动器上，或是内部文件共享网络，并且在邮件中转发，那么这个秘方还会是“秘方”吗？这里，我们将看到虚拟资料室是如何代替驱动器、邮件、和内存驱动存储机密信息，同时我们也将解析它给我们带来的风险。
1) 文件资料的可获取性
在过去，交易的参与方会在一个封闭的会议室里呆上几天乃至几周共享机密文件和信息。如果主办公司与大多数潜在买家不在一个城市，交通与住宿费用会非常昂贵。这些都是过去了，现在资料室能为文件共享、设置权限提供一个安全可靠地储藏室。这些资料7天24小时全天候监控，这比文件共享平台和可移动硬盘要方便易行许多。
2) 安全性
在共享网络上储存机密文件或是通过邮件传播都是不安全的，会给您带来一下风险：
商业间谍
黑客
恶意软件和病毒的攻击
意外丢失或删除
截取备份文件或非法访问电子邮件
缺乏控制功能—文件能够打印、转发或复制
有中立的服务商提供的虚拟资料室能够帮助您降低这些风险，战略交易机密泄露的可能性，虚拟数据库能让您完全控制文件，及时用户已将文件下载到他们自己的电脑上。如果一个交易结束，或某用户从一个项目中移除，他桌面上的任何文件都能被远程锁定。
3) 可靠性
邮件可能发送失败。内部浏览器可能会崩溃，我们都会经历一到两次尝试找一些重要信息的情况。有了虚拟资料室提供可靠地信息储备，可以信息资料还原，就能够防止这种情况的发生。另外，文件大小无限制，不会如邮件一样会限制信息大小，正因为邮件的这项缺陷使得我们必须寻找一些传播信息的替代或解决方案。
4) 监控
安全文件交换的协议需要监控谁查看了该文件，并且对文件进行了什么操作。虚拟资料室能够使您：
跟踪用户，监控哪些员工查阅了哪几项文件
检查文件被浏览次数，时间
确认信息如何被处理过，例如谁查阅过该文件、什么时候查阅和查的次数。
通过在文件发送前添加水印来控制文件保密性
可编辑文件的版本控制，为审计提供跟踪记录
也可以远程操控所有文件的查看权限如果发现可疑用户。
5) 便捷性
虚拟资料室提供史无前例的便捷。现在您能提前为审计准备所需的文件，安全的存储他们知道所需时直接使用。新文件一键上传能够通知所有授权用户资料室的更新。不再需要花时间冒着极大地风险去昂贵的复印哪些文件，这样能增强文件的安全性，减少成本并且更环保。
虚拟资料室的使用不仅能够增强安全性，还能为交易的进行带来更多的附加好处。
虚拟资料室除了能使交易过程更安全便捷，还能够节省成本。包括减少软件成本费用–无需购买昂贵的软件及其更新系统；更低的硬件成本–无需购买额外的服务器–专业的服务商提供可靠地软件支持；规模经济–只用负担所用的服务器的费用；用多少就付多少—通常根据用户的用量设计方案；通过服务供应商，与前沿创新接轨，并无附加成本。
{{cta(‘28150a52-fe9a-45b6-9bb2-6bd475cbf16f’)}}
