为了节约时间、简化操作流程，我们建议客户在创建资料室之前做好相应的准备工作。14年的专业经验告诉我们，充足的准备工作能够减少后期花在资料室整理中的时间。
1. 了解尽职调查的本质
是一对一的项目还是招标项目？竞标方来自哪里？待售资产的复杂程度？您首先要理清在尽职调查中对方需要的资料信息以及您愿意公开的相关信息。没有提前做准备的结果就是在项目进行中不停增加各种文件。当竞标方或投资方要求查阅其他文档时，您需要先查找、整理相关信息，扫描之后上传。充足的准备可以帮助人们避免这类工作。
2.提前收集资料
虚拟资料室便于公司间集中共享文件，您可以将所有部门的文件资料整合并分类上传。如果您公司内部已经有统一的文件处理系统，使用虚拟资料室则变得更加简单。您要做的只是将需要共享的文件找出来，上传到某一尽调项目的资料室系统中即可。
3.清单
正确使用清单可以减少文件缺失等人为失误。当您处理大量文件时，个别文件的缺失是十分常见的。正确使用清单进行二次确认可以很好的避免这一失误。
4. 与客户经理合作
经验丰富的虚拟资料室供应商不单单为您提供资料室系统，有他们的帮助您的项目可以更加顺利的进行。很多工作可以交由客户经理及其团队来完成，如批量文件上传、格式转换等等。
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