使用虚拟数据室（虚拟资料室）减少了交易过程中的人员互动。远距离更是降低了各方之间的有效交流。然而，这也给虚拟数据室（虚拟资料室）提供了一个改进的空间。

这个世界充斥着各种交流，在并购和其他引人注目的交易中，交流甚至决定了交易的成功与否。您没有时间来做长时间的讨论，而交流中的任何错误则以为着高昂的成本或者不符合条例。 

使用虚拟数据室（虚拟资料室）系统功能，将减少邮件、电话和其他基本沟通方式。取代他们的将是自动化、流水线的进程：

1）疑难解答（Q&A）

大多数优秀的虚拟数据室（虚拟资料室）都提供了疑难解答的功能。它可以为相关、类似的问题提供参考。买卖双方都可以关于某个特定文件提出问题。问题在提交之前需要小组领导的审核。这样的措施避免了无关的问题并节省了交易各方的时间。

2）通知

在敏感的商讨过程中保持各个项目的同时进行至关重要。一个高质量的虚拟数据室（虚拟资料室）明白这一点。实时的通知保证了各方能跟上交易的状态：

  • 通知由系统自动产生，每当问题被回答或者新文档上传的时候会提示您。这样消除了回答问题的延迟，保证了每个人能够迅速访问需要查看的文件。

  • 每日和每周的更新，通知各参与方提供了已上传的文件和状态的改变。

用户可以设置个人查看喜好，例如：最近上传、给定日期范围内的文档或者未读的文档等。

3)  符合法律要求

合规性在商业交易中的重要性不言而喻。拥有一个可以追溯所以文档互动信息的记录是非常关键的。因为一旦发生争论，双方需要提供所有问题和回答的证据。尽管量的虚拟数据室（虚拟资料室）提供了这种合规性，这个过程也是漫长、棘手并且可能涉及到不同的结果。一个合适的的疑难解答模块可以充当一个报告，可以为交易的法律要求提供依据。

以上仅仅是一些虚拟数据室（虚拟资料室）改进交易沟通、符合司法要求和节省时间、金钱的方法。选择一个正确的服务的秘密是：对服务商提供的功能、资源和项目组的局限性，以及虚拟数据室（虚拟资料室）交易合同中的服务项目有个清楚的认识。

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