虚拟资料室在过去的10年间变化很大。从稀有商品变为了一种必需品。在过去看来非常复杂的文件共享，如今也可以被广泛应用，甚至以一个相对较低的成本创建属于自己的资料室。
我们提到了很多关于如何正确分辨专业虚拟资料室供应商以及一些简单但危险的解决方案，但是我们很少说道有关于服务方面的问题。在众多商家中区分专业、安全的虚拟资料室供应商并不是一件容易的事。
除了技术之外，如果虚拟资料室供应商想在众多竞争者中脱颖而出并一直发展下去，优质的服务也是不可缺少的。服务绝对不是一项“可额外选择”的附加项，它应该作为一项基础服务包含于基础费用中。拿并购重组项目来说，所有参与者都承受着时间与资源的压力，一个专业的虚拟资料室客服人员可有效帮助用户在最短的时间内完成复杂的工作。
EthosData的首席执行官Francisco说，“我们提供的不仅仅是技术上的解决方案，更重要的是一个完整的虚拟资料室的服务。为客户提供优质服务是我们的首要目标。我们的员工会将所有项目当作是自己的项目来完成，技术支持只是我们提供的一个部分。这也是我们为什么要花费大量时间与成本来开发更加专业的系统并发掘专业人才。”
任务和功能
在过去的十年中，虚拟资料室已经从一个鲜为人知的文件共享系统变成了一个不可或缺的服务系统。过去，企业如果想出售部分资产，需要将所有相关资料打印出来，放在一个独立的办公室里。各买家则可以分时段过来查阅所需信息。
如今，对于企业来说，一个简单的在线资料室彻底解决了这个问题。项目交易双方通过使用这种新型的在线系统节约了大量时间。 当并购重组交易开始，所有工作都被压缩到了一个非常紧迫的时间里，专业的虚拟资料室服务应该提供所有与资料室管理相关的服务，以最大化的节省客户在尽职调查过程中所需时间。
专业的虚拟资料室供应商所提供的服务绝对不仅仅是简单的技术支持或者一些空洞的用户指南。真正的客户服务应该包括：
根据客户需求设置界面
通过安全的方式扫描文档
创建一个合理的目录结构
设置用户权限
设定适合用户的项目报告
一个优秀的虚拟资料室供应商更应该定期与用户保持沟通，已确保用户能够正常流畅的使用资料室。在EthosData我们更喜欢将我们的员工称为项目协调员。我们的项目协调员会尽其所能帮助管理员对资料室进行管理，有效减少银行家或律师花在系统管理上的时间。
优势
使用虚拟资料室的另一有点，是这类服务有着更加完善的密码管理体系。其他优势包括：
使用虚拟数据提供者的房间的优点,提供这种服务包括使用密码管理中的最佳实践,培训协议团队使用数据室和关闭项目交易完成后。额外的好处是:
便于远距离的投资者参与
通过分析用户对文件的浏览状况了解投资方的兴趣所在
自定义浏览权限
文档安全也是至关重要的,有信誉的供应商确保他们的技术和人力流程是针对保持最高机密和敏感数据保护。
并非所有资料室都提供同类的服务
归根结底:基于先进的云存贮技术，任何人都可以为您提供虚拟资料室服务。然而,你需要评估的是你选择的供应商是否足够可靠的和有组织的给你服务。并非所有的虚拟资料室都是平等的,您所选择的供应商可能直接决定了您此次项目的成功或失败。
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