作为一个领先的虚拟数据室供应商,我们知道如何保护你的机密信息.有些人把虚拟资料室当作一个敏感信息共享的平台，如并购或IPO交易时的信息传输。而有些人将其广泛的适用于所有内部文件管理。许多企业客户清楚的意识到，尽管他们的资料已存放在了一个安全的虚拟资料室中，他们仍然对其拥有很有限的控制力，因为仍然有很多资料被保存在了用户的电子邮件、网络、硬盘或桌面上。在过去的几年里，越来越多的客户要求我们分享文件保护的经验，其实，一个完整的文档安全制度可以给您提供很大的帮助。
认识风险
商务人士经常惊讶地学习如何开放他们的机密数据是风险。当一个公司是在制备过程中一个合同或预算,无论是日常操作或交易的合并或收购等,不同的员工通常工作在文档。人们很容易忘记,信息你工作非常努力保护存储在多个不安全的地方,包括:
内部的电子邮件消息发送给员工参与创建文档
在附件的电子邮件消息,在电脑的发送者和接收者都
在服务器属于邮件主机提供商,特别是当使用基于网络的电子邮件
在硬盘上的文件工作的人
在公司服务器上,如果文件进行访问的其他方,以及在服务器备份媒体可以离线存储
在便携式媒体如闪存驱动器、光盘或其他外部媒体,通常运输的目的
信息包含在这些临时文件可能不是最终版本,但它可以造成伤害如果是在一个不完整的泄漏甚至格式。
实现一个保留政策
当你已经确定了所有的地方你的信息可能会被泄露,你将需要一个全面的文件保留政策来解决这个问题。信誉良好的数据室服务提供商使用流程,以确保他们符合要求的数据安全。而电子文档更容易分发非法比纸的,正如在我们的博客上人类行为如何能妥协的数据,这些原则适用于存储的硬拷贝文件:
实现一个政策,概述了长时间在一个特定类别的文档可能仍然保存在公司的电脑。
包括版本控制机制,用户可以删除前版本,而只保留当前的每个文档副本。使政策条款草案文件尽快丢弃一个官方版本存在。
识别哪些电子文档应储存,位置和长度的时间,他们应该被保留。
涉及你的IT部门在确定参数的政策和方法,你打算执行它。
教育员工对风险周围电子文档和解释法律后果不遵守你的政策。
你可能面临不必要的挑战如果证据的文件被保留的时间比要求。相反,你应保留毁坏文件可以同样存在问题。
设置指南处理
而文档保留政策信息泄漏的风险最小化,它还需要列出协议文件收到或创建丢弃的过程中常规业务。一个一致的和安全的系统为处置记录应该实行按照经过批准的记录保留时间表
大多数指南规定要求一个“最终毁灭”的报告,列出了每个记录的识别号码,日期处理和人的名字授权它。电子邮件和即时消息记录通常迁移到一个数字存档,这是程序自动清除记录最后规定期限的保留时间表。一个虚拟数据空间减少你的风险通过使用许多这些安全协议,鉴于最安全的选择对于任何数据是确保唯一的副本存在,它存储是很有意义的,在这样一个虚拟的位置。
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