网盘、QQ邮箱或者Google Docs都是免费的文件传播工具，为什么我还要使用收费的虚拟资料室呢？当您使用网络媒介传播敏感文件时，了解各种传播媒介的特点十分重要。简单的说，不同的共享工具侧重点不同，并不是每一个都适用于重要文件资料的传输。 其中，在线数据室更适合用作重要文件、机密文档、敏感资料的交换。座位公司的领导者，您当然不希望公司的重要文件资料外泄。在众多文件交换工具中，虚拟资料室始终优于其他工具的原因有以下几点：

1. 安全性

虚拟数据室具有更高的安全性，因此这种资料室成为各大银行乃至政府部门的首选。虚拟数据室最重要的功能就是安全，其次才是容易使用。对于交易双方来说，资料的安全性、保密性都是非常重要的。

使用虚拟资料室，管理员可以远程控制用户权限，当项目关闭后，管理员可以将用户从项目中移除，同时也可通过修改权限设置远程锁定已被下载的文件。除了这些基本保护措施外，有些资料室提供添加水印等功能。管理员可以选择在文件上添加水印或限制打印功能。

2. 服务

从文件管理到项目更新，虚拟资料室可以为用户提供完整的、个性化的管理服务；其他文件共享工具很难做到这一点。专业的资料室供应商会给每个客户提供至少一个项目协调员协助您创建并管理整个资料室，这些交易协调员经验丰富，并提供24小时服务，用户可以随时与他们联系。

3. 完善的功能

虚拟数据室拥有更加完善的功能，用户之间沟通更加方便快捷，交易更加流畅。 

  • 与其他文件共享服务不同，虚拟资料室提供了一个更加直观的权限管理功能。创建项目后，管理员可以给不同用户开放不同权限。只要一键点击就可以添加或移除用户；权限变更可以基于整个项目，也可以只针对其中某一文件夹乃至于单一文件。一些功能比较齐全的资料室甚至提供更加系统的控制，如用户是否能够复制、打印文件，甚至于限制屏幕打印功能，或添加个性水印。就算用户将文件下载到自己的电脑上，这些限制依然存在。举个简单的例子，用户甲将文件保存在自己的电脑上，当项目结束后，该用户被管理员从项目中移除。从那一刻开始，甲之前下载的所有文件都将被锁定。

  • 有些数据室具有问答功能。在这里，买家与卖家可以直接提问并进行回答。此外，管理员回答问题时可以将问题进行归类，并同时回答多个问题；回答问题时可以添加链接或附加其他文件作为附属材料。项目结束后，管理员可以将所有问答记录导出到Excel表格中。

  • 虚拟资料室还具有邮件提醒功能。有新文件上传时，所有的用户都将受到提醒邮件。如果您担心提醒邮件过多会让用户感到厌烦，您还可以设置每天或每周一封定时邮件，已提醒用户项目已经更新。

  • 项目报告让管理员可以随时查看项目中资料的使用情况。谁在什么时候下载了哪个文件等等。

 

综上所述，网盘、QQ邮箱或者Google Drive这类服务更适合于个人，用来共享一些公共信息或不太重要的资料。可对于公司来说，虚拟资料室更加安全可信。

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