一般来说，当您需要与外界交换、共享、讨论一些机密文件时，选择一个安全可靠的虚拟资料室至关重要。优秀的虚拟资料室可以让您在与外界共享文件的同时，确保您的文件不会被泄露或更改，并随时向您提供资料室内所有资料的使用情况。因此，在您选择资料室供应商时，以下特征显得尤其重要：
- 全年无休的24小时专业服务。经验告诉我们，当您需要大量交换或共享来自不同地点，不同参与者的文件时，这一特征尤其重要。
- 明确的历史记录。一流的虚拟数据库会为您提供精确的历史记录，您可以随时随地查看文件是否曾被浏览、下载、甚至是改动。
- 容易使用，运作流畅。简单、便捷、安全是评价一个虚拟数据室的主要标准。优秀的虚拟资料室没有复杂的流程和过多的插件。
- 在企业交易或审查过程中，以电子邮件为基础取代过去的书面文件。
- 当您结束一个交易时，在线历史记录将更精确的为您统计数据库内的资料信息。与传统的书面记录相比，虚拟数据库的统计更加详细、准确。
