使用虚拟资料室代替传统的档案（资料）室来进行机密文件的共享的现象已经更加普遍。在很多国家，设立资料室是一个非常复杂的过程。在此我们要感谢所有在这个行业中努力奋斗，为用户提供优质服务的虚拟资料室供应商们，这是有了他们的付出，虚拟资料室这一概念才能广泛的被人们接受。

无论您是在交易领域从业多年的资深人士，还是初出江湖正在研究您人生中的第一个资料室，以下5大误区是一定要避免的。

误区#1：没有计划

完整的计划对于所有项目来说都很重要，而创建资料室其实并不复杂。提前做好计划能够大大减少执行时所需的时间和精力。

  • 按照交易需求设置清晰的项目构架

  • 如何添加或更改用户权限

  • 管理系统问答的方式

  • 保证服务质量

  • 项目结束后的存档方式

没有合理的计划，您很可能会觉得无从下手，进而无法发挥虚拟资料室的优势。

误区#2：选择错误的供应商

并不是所有资料室供应商都能提供同样的服务，因此正确选择资料室供应商是保证服务质量的关键。在做最后决定之前，要详细了解您所选择的供应商是否会提供完整的服务。如果是，那么请您仔细了解该系统的安全性、服务流程以及不同系统间的兼容性等。更重要的是您需要知道您能够应用的相关文档保护功能具体有哪些。从某种意义上说，您所选择的供应商对您项目的成败有着至关重要的影响。

误区#3：不了解成本

虚拟资料室的报价根据不同情况会有所变化，包括您所选择的服务类型。往往便宜不意味着性价比高，因此您需要清楚知道所收到的报价具体包含哪些服务。比如说：

  • 如果您的资料以文字为主，页数多单相对容量较小，那么选择以容量为单位的报价会比一个按照页数计费的价格合适。

  • 如果您的资料以图片为主，那么按照页数来计费则要比空间容量更加划算。

影响报价的其他因素还可能包括扫描、文件上传、用户数量等等。提前做好功课，您可以以最少的花费得到最优质的服务。

 

误区#4：权限不清

与其他人共享机密文件是一件非常敏感的事，稍有差池就可能酿成大祸。用户权限决定了每个用户在数据室中所能进行的操作，如查阅、复制、打印或下载等。因此尽量不要将这么重要的事情交给经验不足的新进员工来做。无论如何，作为管理员，您要确定每个用户得到的权限以防出错。

{{cta(‘1ae70c81-4159-4efc-a504-55b64e06d8ff’,’justifycenter’)}}