使用虚拟资料室可以帮助企业节约时间，减少时间成本则可以直接减少项目成本。许多文件交换的方式及功能大同小异，如果您真的需要尽可能的减少在文件管理方面所耗的时间，您可以选择一个提供完整项目管理服务的资料室。他们有专人帮您管理项目中的所有文件资料，而不单单是技术支持那么简单。

EthosData团队中有一组专门为客户管理资料文件的员工，我们称他们为交易协调员。他们专门负责帮助客户管理资料室中的文件 — 上传、下载、权限设置、乃至于使用报告等。有了他们的帮助，客户可以专注于项目本身，而不必操心数据室的事情。

以下案例反映了我们的交易协调员是如何活跃在各项目中的：

1) 准备资料

项目钱的资料整理是一件极其费时费力的事情。所有资料的收集、分类、乃至于按照一定格式或清晰度扫描等等。我们优秀的交易协调月能够在您的指导下帮助您完成这些枯燥、费时的工作。

2) 资料索引

文件被扫描进电脑后，往往需要被人工分类，将不同文件按照一定结构归档。合格的交易协调员可以根据其自身的专业快速将所有资料系统化分类。这样，用户在使用资料室时，可以更加容易的找出自己需要的文档资料。

3) 上传文件

当所有文件已电子版的形式被整理好后，管理员需要将其按照一定顺序上传到数据室中。虽然大多数资料室会提供批量上传这个功能，有专业的交易协调员帮助您操作，您可以省下时间来完成其他重要工作。

4) 设置用户权限

这里，不同的用户可能会有不一样的使用权限。有些用户可以查看所有文件、有些人只能浏览一部分资料、有的人不能打印等等。专业的交易协调员将会帮您设置相应权限并管理整个项目，以确保您的资料安全不被泄露。

5) 项目报告

多数资料室提供项目报告功能，但很多报告制作的非常复杂、难以理解。这里，您不需要自己整理、统计相关数据，您的项目协调员将为您完成这项工作。

6) 临时调整

在很短的时间内做临时项目调整是件非常让人头疼的事。如果您的资料室有专人管理并提供相关操作，紧急关头时您会发现自己的工作简单了很多。

7) 减少突发事件

如果您选择的资料室提供完整的项目管理，您将发现您可能面临的突发事件会大大减少 — 比如项目进行到一定阶段忽然由用户抱怨他们无法看到某些资料。

总而言之，如果您正在使用或将来可能用到虚拟资料室的服务，确定您选择的数据室能够提供完整的、最好是一对一的项目管理服务将会大大简化您在资料室中花的时间。