近几年来，越来越多的中国公司开始使用虚拟资料室服务。经过多年的观察我们发现，中国客户在选择虚拟资料室时常犯以下几种错误：
1. 认为所有虚拟资料室都是安全的
很多人在提到虚拟资料室时的第一反应是密码、水印、限制打印等措施。的确，文档保护是虚拟资料室提供的一种保证客户信息安全的措施，但这仅仅是检测资料室安全性的一个因素。除此之外，我们还要考虑很多其他因素，如基础设施、人员设置等等。
不同的资料室供应商使用不同的技术来实现文件共享，有些公司选择了云技术而另外一些公司采取实体服务器。了解公司数据中心的情况您可以更清楚的知道该资料室的安全级别有多高。
此外，员工的筛选、培训以及管理也十分重要。专业的虚拟资料室供应商在员工背景调查方面有着很严格的要求。公司所有工作人员（从项目经理到软件工程师）都要经过严格的培训。
2. 服务器
大部分客户都会问服务器在哪个城市，而绝大多数客户更倾向于使用自己公司的服务器。换句话说，他们觉得自己的服务器更加安全。
说句心里话，普通公司很难建立并管理专业的数据中心，普通公司服务器的安全系数远远低于我们的要求。拿我们自己举例，我们的服务器存放于两个相互独立的数据中心，每个设备都经过实时复制、通过多线程链接。我们的数据中心有专人进行24小时监测。而一般公司甚至不会对数据进行实时备份。
从成本角度考虑，公司自己设立并管理一个非常专业的数据中心所需的费用远远超出第三方托管公司。
3. 越便宜越好
很多中国公司选择虚拟资料室时更看中价格，做决策是往往以价格为主。这里大家需要注意一点，您要完全了解报价单上包含的服务类型。有些资料室的价格适中，且包含了所有可能需要的服务，而一部分资料室给出的价格非常低廉但隐含了很多额外消费。
此外，价格低往往意味着零服务。
4. 自己管理资料室最好
有些人会说自己管理资料室更加安全。其实不然。如果这是您第一次使用虚拟资料室，寻求专业项目经理的帮助是非常明智的选择。即使您对虚拟资料室非常了解，一个专业的项目经理可以帮您分担很多工作，从而最大化的节约您的时间。
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