使用虚拟资料室可以在很多方面简化审计流程。在这篇文章中我们将介绍数据库如何在文件管理过程中帮助企业缩短时间、减少成本。
文档交换功能
改进沟通过程
简化使用记录
强有力的安全保障
对于许多公司来说，财务审计都是必不可少的。如果您有相关经验您可能会发现，每到这个时候您的工作是一片混乱。各类邮件、财务记录、法律和公司的详细记录的共享是最耗时耗力的工作。
审计工作需要查阅很多文件资料，如发票及其副本，各种政策等等。整体工作复杂而繁琐。资料室如何提高财务审计的效率呢？我们来看看以下几点：
1) 文件共享
虚拟资料室提供了一个简单、安全、有组织的信息交换空间。其功能性与实用性远远超过了传统的邮件传递或者USB发送。除此之外，系统还将实时记录所有参与者在数据室中的活动情况，一遍管理员随时查看、分析用户的偏好。
2) 改进沟通过程
审计过程中，工作人员需要随时查询相关合同、协议以及其他文件资料。这通常会导致大量的电子邮件或电话往来。虚拟资料室提供的问答功能有效解决了这一问题， 他允许用户对特定文件在线提出问题。为了避免重复的工作，管理员可以通过设置不同权限来限制用户的提问、回复功能。
3) 使用记录
实时的使用记录在财务审计工作中是非常重要的。这个功能为管理员提供了一个查阅使用记录的好方法。通过使用记录的查询，管理员可以清楚了解每个用户在系统中的活动；如遇到文件丢失或权限错误，通过查阅使用记录可以发现错误，及时更正。此外，系统还可以开通用户提示功能：
有新文件上传
特定文件已被查阅
提问已被回复
最重要的是，通过这些功能，审计员可以清楚了解所有信息而不增加任何时间或金钱成本。
4) 安全保障
纸质资料很容易遗失，如遗落在飞机上或被恶意泄露。虚拟资料室的安全保障功能能够保证您的敏感资料不会被泄露。通过严格的登录设置、严密的权限管理（包括限制打印、复制等功能），整个文件共享过程都将安全无忧。
{{cta(‘1ae70c81-4159-4efc-a504-55b64e06d8ff’)}}
