当你在评估的虚拟数据室供应商的时候，通过询问和检查每个供应商的标准的问题问题的清单是一个很好的办法。然而，那些清单上没有列出的常见的问题，可能会造成数据室的失败。

寻找外包服务商

成本控制是很多行业外包的一个重要原因，当你寻找外包服务提供商时，要知道他们的产品的成分是否进一步外包非常重要。 引文这可能意味着，你寻找到的合作伙伴不是最终你要合作的人。

不能提供完整服务的小的资料室的供应商经常会将储存，管理，扫描和服务外包给其他供应商。从理论上讲，这似乎是一个合理的解决方案，但在实践中可能导致客户必须应对很多的挑战，如：

  • 处理时间滞后和服务器断开连接

  • 不同平台整合处理

所有这些问题都可能会导致文件传输延迟或泄漏机密，而这些可能是你不能承受的风险。

此外，还需要考虑数据室的声誉。 您所选择的供应商可能有一个完美无瑕的声誉，但他们的外包合作伙伴可能没那么优秀。 你要问你的供应商与他们合作的每家公司。从远期来看，如果有时间来验证的话，组件的服务外包给其他人可能会节省你很多的麻烦。

安全性

在选择数据机房供应商的时候，没有什么比安全更重要的了。 特别是对于敏感的项目，你需要一个高度安全的监管链，可以控制端到端的所有进程。 不是所有的数据机房都在这方面都同样优秀， 真正的文件保护远不止防止黑客或病毒。

所以，当你评估供应商的应该注意什么呢？ 我们认为最重要的两点分别是数据加密和文件保护：

  • 一个好的数据室供应商应提供适当级别的加密，如256位加密，这意味着供应商有最好的商业软件。 这种先进的加密标准（AES）软件符合国际要求，现已在全世界使用。

适当的文件保护包括锁定PDF文件，并​​提供给用户定制访问的能力。 这意味着管理员可以根据用户的权限级别允许他们复制，打印，转发或修改的文件。 这种访问协议也适用于切屏或下载，一个详细的审计跟踪来确保供应商可以跟踪文件在被分发后的使用情况。

关键在于沟通

如果用户不理解什么是他们需要的或者符合程序的，托管一个虚拟数据室提供的机密信息可能会造成诸多不便。 提供了一个可追溯记录的所有文件交互模块，同时确保合适的人回复用户的查询，一个全面的问答模块可以处理很多兼容性的问题。然而，当涉及到提问，很多厂商都没有实时响应未提及的问题的能力。当你只有一个简单的问题时，使用客服系统是一个费时又费钱的方法。

检查你的潜在的数据机房供应商是否有处理关于文件的提问或者评价的系统。 该系统应反映物理工作流程并可以满足用户的需要，使他们得到解答，并有与之相关文件的链接。

不要愚蠢的认为所有数据房间供应商提供相同的服务。 仔细分析每个细节，因为它们可以造成你使用上的差异和影响数据的完整性。

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