之前的几个博文中我们提到虚拟资料室已被广泛应用，以及与传统数据存储方式相比的优势。除了用户们常常说的安全、有条理、速度快、容易使用等特点；很多用户都提到使用虚拟数据室可以提高效益，有效控制、管理项目进程，了解投资者的需求。那么虚拟资料室是怎么做到这些的呢？
1) 增加投资方数量
在线资料室在不同程度上使的更多投资者参与了项目，这也大幅提高了交易成功的概率：
多个投资方参与 — 同时参与或连续不断的添加 — 无论哪一种方式都不会增加不必要的成本。事实上，通过权限设置，他们甚至不知道有除己方以外的投资者同时参与。虚拟资料室的用户相互独立，同一数据可以同时开放给所有参与者。
资料的分享不再受地理限制。没有了人员来往以及文件复印等需求，项目交易真正做到了国际化。
从这里我们可以看到，有了虚拟数据室，项目不再局限于某一地区，机会真正开放给了所有有实力并有兴趣的投资者。
2) 了解买方兴趣所在
大多虚拟资料室都具有项目审计、报告功能。管理员可以通过查阅相关记录了解投资方的兴趣所在。这些记录清楚记载着用户在数据室中的活动以及该活动所进行的时间。就连管理员对资料室进行的改动都被记录在册。这不单方便了管理员了解客户的行为，也在一定程度上加强了安全级别。
项目审计、报告功能提供实时数据。哪个用户什么时候登录，什么时候查阅资料等等信息一目了然。管理员甚至可以精确的知道该行为的日期以及时间。
资料室的用户可能是有权做决定的高层员工，也可能是基层员工在收集信息。仔细分析这些信息，在谈判时抓住关键人物，您将得到意向不到的效果。
3) 灵活的权限设置
灵活的可随时更改的权限设置可以保证您的信息安全。
比如说:
管理员可以将部分资料开放给特定投资方，而非所有用户。这样既可以让相关人员了解所需信息，又可防止资料给其他人员看到。
项目进行中，您可能需要不定时的想特定用户开放某个或某几个特定文件。而当其他用户登录系统时，这些资料都被隐藏。
除此之外，管理员可以限定用户的具体权限，如禁止下载、打印、保存等功能。对于恶意收购，或主要参与者是您的竞争对手或主要供应商时，这一功能尤其重要。
这仅仅是我们通过多年经验所得出的一些结论。如果您想了解更多信息，请与您的资料室公司联系。他们能够给您提供更专业的建议。
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