保密性对选择虚拟资料室的供应商来说是至关重要的。一点点的泄露会使兼并收购的信息大规模的瓦解，只是早晚问题，但您依然需要完全相信您的员工处理这些文件。然而大多数的资料室现在都有大量的电子文件，在准备资料室时，许多的项目中您依然需要扫描许多文件。在这些情况下，您需要保证扫描过程与资料室有一样的安全保护。

您在选择一个扫描商时需要考虑以下六点：

1. 保密性

如果想保护您的文件不落入他人之手。当您使用资料室时，您应该确保与扫描的第三方公司签署保密协议，以确保文件的保密性。通常虚拟资料室的供应商在服务里都会包括文件扫描这一项。在提交机密文件之前，您应该询问这个过程将在那里进行以及如何进行。

2. 扫描常识

如果一些不清晰的文件被送到资料室是完全无效的。必须保证资料室的提供商能够为图片和文件选择合适的分辨率，使文件能够清楚的被阅读。文件需要以合适的分辨率扫描，通常图片是300 dpi，而文字一般150 dpi。

这就需要保证数据是可读的，不会因为文件太大而很无法下载。在指定一个合作商之前必须确定每个资料室供应商的操作流程。文件过大或包含太多页文件都可能导致文件无法下载。经验丰富的扫描商知道最佳的扫描文件大小，防止问题的出现和项目的延误。

3. 可移动性

当涉及到客户的银行账户等重要信息时，保密性就更为重要了。确认您的资料室的供应商是否有可移动的扫描设备，确保数据的安全与便捷。

4. 专业技能

简单的扫描文件是不够的。您还需保证扫描者知道如何管理组织文件，以避免重新整理文件。虚拟资料室的提供商在扫描的时候需要有相关专业技能去分类组织文件。一旦扫描工作完成，就不需要花时间在重新检查上。

5. 规划与物流

一个好的提供商会在扫描开始前了解您的具体需要。供应商在扫描工作开始前，应问客户以下几个问题: 客户是否需要文件一扫描完就上传，是否需要一次性上传。客户应提供文件分类和标题的列表，以帮助组织文件在上传时保证正确的顺序。这些都取决于文件数据的品质和客户要求上传的框架。

6. 文件准备

作为文件的搜集和准备过程的一部分，扫描商应准备一套针对不同行业或交易的传统的结构目录。这样做能在扫描前有效的将文件分类，编辑目录。

当您开始设置您自己的资料室，与资料室供应商合作是最有效的方式。这需要扫描商下载所有成员有权查查阅的纸质文件。资料室的设置需要极高的准确性，一桩交易成功的第一步就是与一个专业人士合作。找到一个能提供给您您所需的左右资源的供应商，您会发现之后的工作会轻松许多。设置一个安全的资料室需要很多的知识与技能。资料室外包，能帮您节省时间与金钱的同时保持文件的高度保密性。

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