虚拟数据库主要被用于公司间共享机密资料。换句话说，虚拟资料室代表了安全的文件交换系统。过去我们曾多次强调其对文件共享的重要性。以下几点同样证实了虚拟资料室（或虚拟数据库）在公司间共享机密文件的重要意义。
1. 确保文件24小时安全。当文件存放于服务器中，当文件被发送给公司内部或外部的其他用户，甚至当共享文件已经被用户下载至本地桌面，资料室供应商使用的128位或256位文件加密能够确保所有文档一直处于安全状态下。
2. 控制您的文件。当您确认了文件传输的安全性，确认了文件开放权限，您可能需要进一步确认接触文件的人无法对相关文件为所欲为。这就关系到了虚拟资料室的权限设置。大多数案例中，在初始阶段，打印以及复制功能都被禁止，用户只拥有只读权限。
3. 水印的作用。如今已是智能手机的时代，而每一台智能手机都拥有照相功能。如果您的用户决定通过拍照方式获取文件中的信息，您能做些什么？水印的作用在此时体现了出来！如果您在文件中的每一页都加入了不可移动的水印，显示用户名等相关信息，文件泄露的可能性将有所下降。在严格的保密协议的约束下，恶意泄露文件所带来的风险相对较高。
4. 灵活开放不同浏览权限。简便的权限设置功能为管理员提供了灵活的文件控制方式。否则，每次更改用户权限之后，相关用户都需要重新登录以获得新的权限。当您控制上千文件时，权限管理的优势便能体现。
5. 远程锁定文件。如何控制用户已获取的文件对管理员来说非常重要。使用优秀的虚拟资料室系统，管理员可以随时远程锁定用户已下载的文件。
在数字化的今天，安全的文件共享是所有商业活动的中心。许多大型并购活动通过在线方式完成；另有许多大型公司将内部文件管理做成了电子形式。虚拟资料室的加密方式、安全标准，使得企业客户能够安全放心的完成所有商业活动。
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