说到虚拟数据室（虚拟资料室）的安全性时，很多企业并不清楚哪些因素才是重中之重。完全相信数据室公司的销售代表可能是一个很大的错误。为了保证您的数据安全，在做出最后决定之前，公司应注意以下几个问题：
1）基础架构安全
服务器是虚拟数据室（虚拟资料室）的安全基础。因此采取一切可能的措施确确保文件资料的安全、保密至关重要。一个一流的数据中心会提供备用电源、多个连接口，并会实时复制信息。此外，定期扫描病毒、更新防火墙、持续不断的入侵检测以及紧急情况下的应急系统缺一不可。经验丰富的安保人员或严格的全天候视频监控也相当重要。
2）文件保护
已被上传的文件会怎样被保护呢 ？这些数据、文档、资料对公司来说都是最高商业机密，顶级数据室公司会为您提供最高级的商业级加密。此外，文档的安全性如用户访问控制、添加水印或禁止打印等功能都为您的资料提供了更进一层的保护。严格的访问限制也体现在当权限修改之后，原本已被用户下载到个人电脑里的副本同样被锁定。
3) 员工保障
虚拟数据室（虚拟资料室）所有的安全隐患中最容易被大家忽视的就是数据室公司的员工。无论是有意或无意，只要能接触到数据室文件资料的员工都有机会泄露信息（包括用户的个人信息或客户文件内容）。严格的背景调查、定时的职业操守培训、严谨的保密协议、系统的入职培训等等都是降低人为因素的有效措施。
4）数据生命周期管理
数据资料的安全周期有收集文件起到项目结束销毁文件。在保持文件和数据安全是，定时查看文件的使用记录可以及时发现并制止文件被不合理的使用。因此，所有文件在储存、传输过程中都必须被保护。合格的虚拟数据室（虚拟资料室）都包含了日志审核功能，以便管理员随时查看。
5）备份和恢复
上传的数据必须进行加密和备份。当意外发生时才能够在最短时间内及时恢复所有文档。管理员会通过限制文档权限来减低错误发生的几率。同样的，实时备份也是一种很好得方法。
总的来说，这五个要素体现虚拟数据室（虚拟资料室）供商应使用的标准。虽然云托管的数据存储服务可能看起来像很方便，可如果没有适当的安全等级。
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