一旦您确定了资料室的供应商，交易就进入尽职调查的前期准备阶段。这包括设置好所需的所有设施，以便进行尽职调查、准备文件、以及双方所需的协议。我们需要决定这些是卖方角度还是买方角度。
竞争性销售过程
典型的竞争性销售过程比一次性交易需要做更多的准备。这是因为竞争性的销售过程涉及到更多的买家而不是只有单一的买家。潜在的买家越多，就越需要高度的保密性和安全性。
交易的市场营销
在投资银行家和法律顾问的帮助下，卖方会准备一个信息交换的媒介和备忘录，并提前发送给买方确认。在过去，这是通过创建新的PDF文件。这个方法是有风险的，比如有可能会丢失文件或将文件传递到错误的收件人手上。采用虚拟资料室，卖方能够安全的将文件发送到多个收件者手中，并能够获悉哪些用户查看过该文件。
准备协议
在发布任何文件之前，各方需要签署协议。虚拟资料室提供各种网络设施的管理条约，这些和用户协议将设置在一起。同时，客户需要供应商签署保密协议以保护数据安全。
设置资料室
到了设置虚拟资料室的阶段，卖方和服务提供者会一起决定合适的排版和结构。需要组织信息并有逻辑的编辑成目录，以便买方方便的搜寻资料，鉴定各层级的保密级别。
交易准备
这阶段的尽职调查的过程涉及从买方获取所需的文件并重新分配。在某些情况下，我们需要扫描纸质文件，在其他情况下，我们只用搜集电子版。
计划尽职调查
计划尽职调查的过程涉及到确认发送给买方的文件以及他们的发布顺序。买方成员的用户权限由员工的不同级别来确定，以此来管理个用户的权限级别。用户权限将根据卖方不同的标准来确定。
一对一的过程
在单一买方的兼并和收购案例中，尽职调查的前期准备会有所不同。签署保密协议是关键，因为买方有义务保护潜在竞争者的信息安全。
市场营销的阶段更多的是复查过去的信息，决定是否继续这项交易。如果决定继续，就设置资料室，准备相应文件。
然而计划尽职调查的过程会有很大不同，因为卖家会提交一个文件列表涉及他们在该阶段希望重新审核的文件。
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