O uso de data rooms virtuais mudou drasticamente a maneira como as transações são executadas. Houve um tempo em que você tinha que viajar para acessar salas de dados físicos, verificar pilhas de documentos em papel e se encontrar com outras partes envolvidas no processo de due diligence.

Dependendo da localização dos participantes, isso poderia significar viagens aéreas ou de trem, viagens de longa distância ou de transporte público. Um local teria que ser encontrado, pastas teriam que ser preparadas com toda a documentação e, muitas vezes, a equipe administrativa teria que registrar as atas da reunião. No caso de reuniões longas, comida e bebida também tinham que ser fornecidas. Todo esse tempo, esforço e dinheiro eram exigidos, e tudo que você precisava era que uma das partes se atrasasse ou não pudesse comparecer para que todo o processo ficasse fora de sincronia e atrasasse a transação geral.

Um data room virtual tem muitas partes móveis. Com a ajuda da internet, os usuários estão acessando informações confidenciais 24 horas por dia, de vários fusos horários, em vários idiomas e de diferentes sistemas operacionais (Windows e mac). Cada computador geralmente executa softwares diferentes com versões diferentes, algumas das quais podem estar atualizadas e outras não. Adicione a isso as velocidades variáveis ​​de conexão com a Internet, os vários tipos de firewalls e filtros de spam. Como garantir que tudo funcione sem esforço? A resposta está em uma comunicação clara que é executada por um processo sólido como uma rocha.

Encontrar um provedor de VDR de qualidade não deve ser um desafio agora que os data rooms ganharam aceitação global. No entanto, a popularidade dos VDRs, agora usados na maioria das transações de fusões e aquisições de médio a grande porte, significa que os fornecedores já não são tão especiais. Eles podem ser fáceis de encontrar, mas como você decide se o seu fornecedor em potencial será uma boa opção para sua empresa? Existem cinco perguntas básicas que você pode fazer para ter certeza de que os documentos do negócio estão em boas mãos antes de assinar qualquer coisa.

Os data rooms virtuais mudaram muito nos últimos 10 anos. De raridade a quase que mandatório. Algo que era muito complicado agora parece muito mais fácil com a ampla disponibilidade de compartilhamento de arquivos e também a criação de provedores baratos que se definem como data rooms.

Já falamos muito sobre como separar realmente provedores VDR seguros reais de soluções mais arriscadas, mas falamos menos sobre serviço. Separar provedores reais e seguros de data rooms virtuais de uma infinidade de provedores que se definem como soluções de data room não é fácil.

Não se trata apenas da tecnologia, no entanto; para que os VDRs sobrevivam como um negócio real e tenham um futuro, os provedores precisam oferecer um serviço insuperável ao mesmo tempo. Não como uma reflexão tardia ou “extra opcional”, mas como parte da oferta básica e incluída no preço. Em uma transação típica de M&A, todos são pressionados por tempo e recursos, e um provedor que oferece um coordenador de data room profissional para realizar o trabalho braçal para o cliente pode ter uma vantagem competitiva significativa sobre outro.

Relatórios de VDRs

Os VDRs se tornaram a norma na maioria das transações corporativas (fusões e aquisições, levantamento de fundos, vendas de ativos). Os especialistas em finanças corporativas agora reconhecem amplamente os benefícios oferecidos pelos VDRs em termos de segurança e conveniência.
Os usuários com mais experiência em trabalhar com provedores de data room profissionais agora se beneficiam de uma vantagem adicional do serviço, a possibilidade de transformar os dados do rastreamento da atividade do usuário em inteligência de negócios que pode melhorar uma transação.
Para aproveitar todos os benefícios da inteligência de negócios fornecidos por um data room, você precisa saber o que está disponível, como funciona e o que pode fazer por você durante todo o processo de negociação.

Deal Intelligence

O conhecimento das vantagens da inteligência de negócios oferecida pelos data rooms costuma ser limitado e muitos dos recursos mais avançados não são utilizados. A empresa líder mundial em pesquisa e consultoria, o Gartner Group define inteligência como “um termo que inclui a infraestrutura e as ferramentas que permitem o acesso e a análise de informações para melhorar e otimizar as decisões e o desempenho”. Um data room faz exatamente isso para um negócio corporativo, através das seguintes maneiras:

Avaliação dos níveis de interesse dos compradores em potencial com base em relatórios
Garante a conformidade com as melhores práticas e requisitos legais para acesso.
Vamos considerar um por um.

Como um coordenador data room pode economizar seu tempo? Usar data room virtual para sua transação deve liberar tempo para permitir a execução ideal da oferta. Existem muitas opções para gerenciar e compartilhar documentos de maneiras mais ou menos seguras. Para qualquer transação séria, você deve sempre usar um provedor de data room de boa reputação. Se você realmente deseja “esquecer” o gerenciamento de documentos e ser capaz de se concentrar em outros aspectos do negócio, certifique-se de escolher um provedor de data room que, como parte de seus serviços, inclua acesso a uma equipe dedicada de data room experiente profissional, não apenas uma equipe de suporte técnico.

Os coordenadores de negócios, como gostamos de chamá-los na EthosData, aproveitarão a profunda experiência da empresa e tornarão o processo fácil, tirando a tarefa de gerenciar documentos dos clientes e eliminando a necessidade de especialistas de banco ou advogados para administrar o processo.

O que é um data room? Uma sala de dados virtual (dataroom virtual ou VDR) é, simplesmente, uma versão eletrônica de uma sala de dados tradicional, acessada por meio de uma conexão segura e criptografada da web, onde as partes podem acessar a documentação necessária durante a devida diligência. É hospedado por um provedor de serviços de data room, que garante que todas as informações sejam mantidas com segurança, permitindo que os clientes selecionem o que cada usuário pode fazer com cada parte da documentação. Normalmente, as taxas de data room são calculadas por número de páginas ou por megabyte,

As salas de dados virtuais se tornaram a norma no estágio de dua diligence na maioria das transações: substituindo as salas de dados em papel que eram tradicionalmente instaladas em escritórios de advocacia ou mesmo em quartos de hotel. O uso de VDRs tornou-se verdadeiramente global e onipresente, de fusões simples entre corporações de tamanho moderado para transações globais complexas envolvendo conglomerados multinacionais

As salas de dados do passado eram locais físicos onde a documentação relevante necessária para a fase de due duligence de uma transação corporativa (por exemplo, uma transação de fusão e aquisição) podia ser acessada por todas as partes envolvidas. Geralmente ficava em um espaço de escritório ou sala de diretoria corporativa, embora às vezes um local para reuniões ou até mesmo um quarto de hotel fosse utilizado por conveniência ou necessidade. Isso criou vários desafios, como o custo de levar as pessoas relevantes ao local da sala e o custo de impressão de toda a documentação pertinente.

Configurar um dataroom é fácil e ajuda a gerenciar documentos confidencialmente. Há muitos benefícios em configurar um VDR, mas o próprio processo de configuração pode parecer intimidante. Seguindo algumas dicas simples, você pode garantir que a configuração de seu dataroom funcionará de maneira prática e eficiente, fornecendo o resultado final de um ambiente virtual seguro e protegido para suas informações confidenciais.

Os data room virtuais (VDRs) agora são comuns na maioria das transações de M&A. Na verdade, um data room virtual é a melhor solução não só para realizar a due diligence, mas também para armazenar todas as informações na pré-fase de due diligence e para manter a comunicação na fase pós.

Os custos do dataroom virtual são menores do que o papel